Contractor management
Contractor management : Tout le cycle de vos prestataires, en une seule opération
Le contractor management désigne la gestion des prestataires de services de manière intégrée : préqualification, documentation, accueils sécurité, accès, suivi et réévaluation. AISP met en œuvre et exploite ce cycle pour les groupes soumis à des exigences corporate, partout dans le monde.
Illustration. Les phases et les statuts sont définis avec chaque client.
Le problème
Où le contractor management échoue dans les grands groupes
La politique du groupe est rédigée dans une langue. L’opération se déroule sur chaque site, avec des prestataires, des langues et des lois différents.
Des standards du groupe sans traduction sur le terrain
Le manuel corporate définit des exigences. Chaque site les interprète à sa façon et l’audit découvre des critères différents.
Des sous-traitants invisibles
L’entreprise titulaire du contrat est connue. Ses propres sous-traitants, en revanche, n’apparaissent souvent qu’à l’entrée du site.
Une approbation vue comme une fin
Le prestataire est approuvé une fois. Ensuite, les documents expirent, les équipes changent et personne ne réévalue.
Un poste de garde sans listes à jour
Le personnel qui contrôle l’accès travaille avec des listes imprimées ou envoyées par e-mail. Il ignore qui est conforme aujourd’hui.
La solution AISP
Un processus du groupe, appliqué sur chaque site
Exigences corporate et exigences locales cohabitent sur la même plateforme. AISP les configure et assure l’opération quotidienne.
Fonctionnement
Les six phases d’un programme de gestion des prestataires
Chaque phase a un responsable, un statut et une preuve. C’est ce qui rend le processus auditable sur n’importe quel site.
Préqualification
L’entreprise s’enregistre et est évaluée avant d’être appelée à intervenir. Elle est associée aux activités qu’elle va réaliser.
Exigences par activité et par site
Chaque activité, site et type de prestataire reçoit sa liste. Les exigences du groupe s’ajoutent aux exigences légales de chaque pays.
Documentation et dates d’expiration
L’entreprise, les intervenants et les équipements déposent la documentation applicable. La validation lit le contenu et contrôle les dates d’expiration.
Accueil sécurité
L’intervenant suit l’accueil sécurité sur son téléphone, dans sa langue, avant d’arriver sur le site. Le résultat est enregistré.
Accréditation et accès
Le statut d’homologation parvient au contrôle d’accès, par exemple aux barrières d’entrée. Les intervenants homologués peuvent recevoir un badge PVC.
Suivi et réévaluation
Les dates d’expiration et les changements sont suivis au quotidien. Le prestataire est réévalué périodiquement.
Ce qui est inclus
Ce qu’un programme de contractor management doit couvrir
Les exigences varient selon l’activité et le pays. Voici les catégories habituelles, adaptées à chaque client.
Gestion des prestataires.
Le même processus, dans chaque langue.
Documentation de l’entreprise
Situation sociale et fiscale, assurances, organisation de la sécurité et évaluation des risques.
Documentation de l’intervenant
Identification, assurance accidents du travail, aptitude médicale et formation au poste.
Documentation des équipements
Déclarations de conformité, inspections périodiques et assurances des véhicules et des engins.
Exigences du groupe
Standards corporate configurés à côté des exigences légales de chaque pays.
Plateforme multilingue
Prestataires et intervenants déposent et consultent dans leur langue.
Opération quotidienne AISP
Validation, assistance aux prestataires et administration, en totalité ou en complément de l’équipe interne.
Protection des données
Les données des prestataires, sous le contrôle du client
La documentation des prestataires reste dans les centres de données où les partenaires technologiques exploitent la plateforme. AISP n’héberge pas de documentation dans ses systèmes : elle accède uniquement à ce qui est nécessaire pour valider, assister et administrer. L’accès d’AISP aux informations constitue un traitement de données personnelles, réalisé dans les conditions convenues avec chaque client et conformément au RGPD.
- ✓Documentation hébergée sur la plateforme souscrite par le client
- ✓Accès de l’équipe AISP limité au nécessaire pour chaque tâche
- ✓Décisions de validation enregistrées et auditables
- ✓Administration depuis le Portugal, au centre AISP d’Ílhavo
Services associés
Un service relié à toute l’opération
Le contractor management relie plusieurs services AISP. Voici les plus proches.
Homologation des prestataires
La phase de validation documentaire des entreprises, des intervenants et des équipements, en détail.
Accueils sécurité numériques
GEDOC SafetyGo : l’accueil sécurité sur téléphone, sans inscription, dans la langue de l’intervenant.
Badges d’identification en PVC
Des badges pour les intervenants homologués, imprimés au siège d’AISP.
Questions fréquentes
Contractor management : Questions fréquentes
Vous ne trouvez pas la réponse ? Contactez-nous et nous vous montrerons le processus appliqué à votre opération.
Qu’est-ce que le contractor management ?
C’est la gestion intégrée des prestataires de services tout au long du cycle. Elle comprend la préqualification, la documentation, les accueils sécurité, l’accès, le suivi et la réévaluation.
Quelle différence entre contractor management et homologation ?
L’homologation est l’une des phases. Le contractor management couvre le cycle complet, avant et après l’approbation.
Les sous-traitants sont-ils également couverts ?
Oui. Chaque sous-traitant est relié à l’entreprise donneuse d’ordre et aux travaux qu’il réalise.
Est-ce adapté aux opérations dans plusieurs pays ?
Oui. Nous mettons en œuvre des plateformes partout dans le monde, avec les exigences du groupe et les exigences locales dans la même configuration ; l’administration est assurée depuis le Portugal.
Quelle législation s’applique au Portugal ?
La référence de base est la loi n° 102/2009, avec des règles propres aux chantiers dans le décret-loi n° 273/2003. L’ACT (inspection du travail portugaise) est la source officielle à consulter.
AISP peut-elle assurer le processus au quotidien ?
Oui, en totalité ou en complément de l’équipe interne. Pour l’administration, le client ne souscrit que les heures dont il a besoin par jour.
Vous avez des standards de contractor management à appliquer sur le terrain ?
Partagez avec nous les exigences du groupe. Nous vous montrerons comment elles sont configurées et exploitées, site par site.