Gestion des prestataires et sous-traitants
Gestion des prestataires et sous-traitants : Contrôle de toute la chaîne, pendant toute la relation
Avec la gestion des prestataires et sous-traitants, nous suivons chaque entreprise externe, ainsi que chacun de ses sous-traitants, de l’inscription jusqu’au dernier jour de travail. De plus, nous vérifions la conformité en continu, et pas seulement à l’entrée.
Illustration. Nous définissons les niveaux et les exigences avec chaque client.
Le problème
Où la gestion des prestataires perd le contrôle
Approuver un prestataire ne prend qu’un instant. Gérer la relation, en revanche, est un travail continu, et c’est là que les défaillances apparaissent.
Des sous-traitants invisibles
Le prestataire direct a obtenu son homologation. Pourtant, bien souvent, personne ne sait à qui il a sous-traité, ni à qui ces entreprises ont sous-traité à leur tour.
Une conformité vérifiée seulement à l’entrée
L’assurance expire en cours de contrat. Malgré cela, l’entreprise continue de travailler comme si rien n’avait changé.
Des documents échangés par e-mail
Des versions éparses, sans historique. Lors d’un audit, personne ne peut prouver qui a envoyé quoi ni qui l’a approuvé.
Un accès déconnecté de la documentation
Le poste de garde ne sait pas si l’entreprise ou l’intervenant est toujours conforme. La décision repose alors sur la mémoire de quelqu’un.
La solution AISP
De l’inscription à la sortie, à tous les niveaux de la chaîne
Chaque entreprise répond de sa propre équipe et de ses sous-traitants. Votre organisation voit la chaîne complète.
Fonctionnement
Comment nous structurons la gestion des prestataires et sous-traitants
Nous configurons le processus sur la plateforme numérique de votre organisation. Les règles, en revanche, restent toujours les vôtres.
Définir les exigences
Par activité, risque et site, pour l’entreprise, ses intervenants et ses équipements.
Configurer les statuts et les responsabilités
Qui soumet, qui valide, qui approuve, et avec quelle preuve.
Enregistrer la chaîne
Chaque sous-traitant rejoint la plateforme rattaché à son donneur d’ordre direct, avec les exigences de son niveau.
Soumission par les prestataires
Chaque entreprise dépose ses documents sur un portail web et suit ses points en suspens.
Validation et alertes
L’équipe AISP valide le contenu, explique les refus et demande les renouvellements avant l’expiration des documents.
Accès et indicateurs
Le statut alimente les badges et le contrôle d’accès ; les indicateurs montrent la situation de chaque prestataire.
Ce qui est inclus
Ce que comprend la gestion des prestataires et sous-traitants
De la documentation de l’entreprise aux indicateurs de chaque prestataire. L’homologation n’est qu’une des pièces du dispositif.
Il faut assurer le suivi.
Jusqu’au dernier sous-traitant.
Documentation de l’entreprise
Attestations officielles, assurances, licences ou autorisations d’exercer et documentation santé et sécurité.
Intervenants
Aptitude médicale, formations et accueils sécurité de chaque personne, selon sa fonction.
Équipements
Certificats et inspections associés à chaque équipement.
Chaîne de sous-traitance
Visibilité et exigences à tous les niveaux, avec le donneur d’ordre direct identifié.
Communication avec les prestataires
Des refus expliqués et des points en suspens suivis jusqu’à leur régularisation.
Indicateurs
Taux de conformité, défaillances critiques, refus et intervenants autorisés par rapport aux inscrits.
Protection des données
La documentation des prestataires reste là où elle doit être
Les documents restent dans les centres de données où les partenaires technologiques exploitent les plateformes. AISP n’héberge aucune documentation sur ses propres systèmes : elle n’accède qu’aux informations nécessaires à ses tâches. L’accès d’AISP à ces informations constitue un traitement de données personnelles, effectué selon les conditions convenues avec chaque client et conformément au RGPD.
- ✓Chaque prestataire ne voit que ses propres informations et celles de ses sous-traitants
- ✓Traçabilité de qui a soumis, validé et approuvé
- ✓Des critères fixés par votre organisation, pas par la technologie
- ✓Administration des plateformes depuis le Portugal, au centre AISP d’Ílhavo
Services associés
Un service relié à l’ensemble de l’activité
La gestion des prestataires et sous-traitants se connecte à ces services, de l’approbation initiale aux opérations quotidiennes.
Homologation des prestataires
L’approbation initiale de chaque entreprise, avec l’analyse du contenu de chaque document.
Intégrations et automatisation
Le statut d’homologation transmis au contrôle d’accès, comme les barrières d’entrée.
Administration et assistance
La plateforme tenue à jour : utilisateurs, exigences et workflows, depuis le Portugal.
Questions fréquentes
Questions sur la gestion des prestataires et sous-traitants
Vous ne trouvez pas la réponse ? Contactez-nous et nous vous montrerons le processus appliqué à votre activité.
Quelle est la différence entre la gestion des prestataires et l’homologation ?
L’homologation est l’approbation d’une entreprise pour un service. La gestion des prestataires, en revanche, couvre toute la relation, y compris la documentation, les intervenants, les accès et la performance.
Comment contrôler les sous-traitants des sous-traitants ?
En enregistrant la chaîne sur la plateforme et en rattachant chaque entreprise à son donneur d’ordre direct. Les exigences s’appliquent à tous les niveaux et chaque entreprise répond de sa propre équipe.
Quels documents demande-t-on à un prestataire ?
Cela dépend de l’activité, du risque et du site. En général, des attestations officielles, des assurances, des autorisations d’exercer et la documentation santé et sécurité, ainsi que les exigences relatives aux intervenants et aux équipements.
Les prestataires doivent-ils installer un logiciel ?
Non. Ils utilisent un portail web pour déposer leurs documents, consulter le statut des exigences et recevoir des alertes.
Peut-on relier la gestion des prestataires au contrôle d’accès ?
Oui. Les plateformes qu’AISP met en œuvre transmettent déjà le statut d’homologation au matériel de contrôle d’accès, comme les barrières d’entrée.
AISP peut-elle prendre en charge les opérations quotidiennes ?
Oui. Nous pouvons prendre en charge la validation documentaire, la communication avec les prestataires et la régularisation des points en suspens. Les prestataires bénéficient en outre d’une assistance au +351 234 040 475, les jours ouvrés, de 09:00 à 13:00 et de 14:00 à 18:00.
Savez-vous qui travaille réellement dans vos installations ?
Montrez-nous comment vous gérez aujourd’hui vos prestataires et sous-traitants. Nous vous montrerons la chaîne complète, sous contrôle, avec AISP.