Pendant longtemps, un document terminait son parcours lorsque quelqu’un l’archivait. Aujourd’hui, grâce à l’extraction de données documentaires, ce n’est parfois que le début.
De plus, grâce à l’intelligence artificielle, il est possible d’extraire et de structurer les informations contenues dans les documents, puis de les utiliser automatiquement ailleurs dans l’organisation.
Autrement dit, un certificat, un rapport, une fiche technique, une preuve ou un enregistrement peut cesser d’être un simple fichier consultable et alimenter :
- Bases de données
- Rapports
- Indicateurs
- Tableaux de bord
- Processus de validation
- Mécanismes de contrôle et de décision
Pourquoi l’extraction de données documentaires est importante
C’est pourquoi, à mes yeux, il s’agit de l’une des évolutions les plus importantes de la gestion documentaire.
En effet, elle réduit les tâches manuelles, évite la duplication des informations et permet aux données de circuler de façon plus rapide, cohérente et utile.
En pratique, l’information n’est plus « prisonnière » du document.
Ainsi, elle entre directement dans les processus où elle est nécessaire.
L’impact dans le domaine HSE
Prenons par exemple le domaine HSE : le volume de documentation y est élevé et le contrôle doit être permanent. Cette capacité peut donc faire une réelle différence en efficacité, en traçabilité et en qualité de l’information.
Dès lors, le document n’est plus la fin du processus. Il alimente le système.
En réalité, c’est ce changement que je considère vraiment important : transformer la documentation en données qui travaillent pour l’organisation.
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Lorsque les documents contiennent des données personnelles, l’extraction de données documentaires doit respecter le RGPD et les orientations de la Commission nationale de protection des données (CNPD) portugaise.