Une erreur fréquente en gestion documentaire consiste à ignorer les exigences documentaires par chantier et à supposer que les mêmes règles s’appliquent uniformément à tous les projets et à tous les chantiers.
En réalité, chaque chantier peut avoir ses propres caractéristiques.
Par exemple, le client peut définir des documents supplémentaires. De plus, le type d’activité peut exiger des compétences spécifiques. Certains risques peuvent introduire de nouvelles exigences. De même, certains équipements peuvent être soumis à des règles différentes. Et une même entreprise peut travailler simultanément sur plusieurs projets avec des niveaux de contrôle distincts.
C’est pourquoi une plateforme documentaire robuste doit pouvoir s’adapter à la réalité de chaque chantier sans obliger l’organisation à créer des systèmes séparés.
Exigences documentaires par chantier au sein d’une même organisation
Prenons par exemple une entreprise qui gère plusieurs projets en même temps.
Sur un chantier, on peut exiger :
- documents de l’entreprise ;
- aptitude médicale ;
- formation générale à la sécurité ;
- identification des intervenants.
Sur un autre, des exigences supplémentaires peuvent exister, comme :
- formation spécifique aux travaux en hauteur ;
- habilitations électriques ;
- certification des équipements ;
- exigences documentaires propres au client.
Les deux projets appartiennent à la même organisation, mais ils ne doivent pas forcément suivre la même matrice documentaire.
Une plateforme doit refléter les exigences documentaires par chantier
C’est pourquoi la plateforme doit permettre de configurer les exigences selon différentes dimensions, comme :
Projet ou chantier
Quels documents sont nécessaires dans ce contexte ?
Fonction
Quelles compétences et quelles preuves sont exigées pour un profil donné ?
Activité
Existe-t-il des exigences supplémentaires pour certaines tâches ?
Risque
Des exigences spécifiques sont-elles liées au risque électrique, aux espaces confinés ou aux travaux en hauteur ?
Client
Existe-t-il des critères propres définis par contrat ?
Équipement
Quels certificats, inspections ou autorisations s’appliquent ?
Ainsi, cette granularité est essentielle pour éviter deux situations indésirables : demander des documents inutiles ou laisser sans contrôle des exigences importantes.
Un même intervenant peut avoir des statuts différents
Un intervenant peut être pleinement conforme sur un projet et avoir encore des exigences en attente sur un autre.
Toutefois, il ne s’agit pas d’une incohérence.
En effet, c’est une conséquence naturelle de contextes différents.
Par exemple, l’intervenant peut disposer de tous les documents nécessaires pour une activité standard, sans avoir encore la formation exigée pour une tâche spécifique sur un autre projet.
C’est pourquoi le statut documentaire ne doit pas exister uniquement au niveau de la personne.
Il doit exister par rapport au contexte dans lequel cette personne va intervenir.
Un même document peut suffire sur un projet et être insuffisant sur un autre
Par ailleurs, la même logique s’applique à la preuve documentaire.
Un certificat peut satisfaire aux exigences d’un projet, mais pas à celles d’un autre.
Par exemple, une police d’assurance peut suffire pour un contrat et être insuffisante pour un autre.
Une formation peut être acceptée pour une activité donnée sans démontrer une compétence suffisante pour une tâche plus critique.
C’est pourquoi la gestion documentaire doit analyser la relation entre :
exigence + preuve + contexte
et pas seulement le document de manière isolée.
Configurer les exigences documentaires par chantier sans créer de nouvelles plateformes
Lorsque chaque projet a des exigences différentes, une approche peu flexible tend à créer de multiples structures parallèles.
Des tableurs supplémentaires.
De nouveaux formulaires.
D’autres flux de travail.
Parfois, même de nouvelles plateformes.
Ainsi, cela accroît la complexité, duplique les informations et complique la vision globale.
C’est pourquoi une plateforme configurable doit permettre de conserver une base commune tout en appliquant des règles spécifiques à chaque chantier.
Le rôle du no-code
La capacité à modifier les exigences sans développement complexe est particulièrement importante dans ces scénarios.
Les projets changent.
Par exemple, les clients introduisent de nouvelles exigences.
La législation évolue.
Les activités changent aussi.
Ainsi, la plateforme doit suivre cette réalité.
Avec des outils de configuration no-code, il peut être possible d’ajuster :
- champs ;
- documents obligatoires ;
- règles ;
- flux ;
- statuts ;
- notifications ;
- profils ;
- approbations.
Cela réduit la dépendance au développement chaque fois que l’opération évolue.
Centralisation sans perte de flexibilité
L’avantage d’une plateforme unique ne consiste pas à obliger tous les projets à travailler de la même façon.
En réalité, il consiste à centraliser l’information tout en conservant une flexibilité locale.
L’organisation peut conserver :
- intervenants ;
- fournisseurs ;
- équipements ;
- documents ;
- historique ;
- indicateurs.
Et, en même temps, appliquer des exigences différentes à chaque projet.
De cette façon, la gestion globale est facilitée sans supprimer les spécificités opérationnelles.
Une meilleure réutilisation de l’information
Une plateforme centralisée permet aussi d’éviter les doublons inutiles.
Si un intervenant possède déjà un certificat valide, cette preuve peut être disponible pour d’autres projets.
Ensuite, chaque chantier décide si ce document satisfait ou non à ses exigences spécifiques.
Ainsi, le fichier n’a pas forcément besoin d’être chargé plusieurs fois.
Autrement dit, c’est le contexte de validation qui change.
Plus de contrôle sur les modifications
La configuration par chantier doit en outre conserver la traçabilité.
Lorsqu’une exigence est modifiée, il doit être possible de savoir :
- ce qui a changé ;
- quand cela a changé ;
- qui a effectué la modification ;
- quels intervenants ou fournisseurs sont concernés ;
- si la modification exige une nouvelle validation.
Cependant, une flexibilité sans traçabilité peut créer de nouveaux risques.
C’est pourquoi paramétrage et gouvernance doivent évoluer ensemble.
La plateforme doit suivre les exigences documentaires de chaque chantier
En effet, la réalité d’un projet n’est pas statique.
Un chantier peut passer d’une phase initiale de construction à la mise en service, puis à l’exploitation.
Les exigences documentaires peuvent changer à chaque phase.
C’est pourquoi la plateforme doit pouvoir suivre cette évolution sans perdre l’historique ni obliger à reconstruire tout le processus.
C’est cette capacité qui distingue une structure rigide d’une véritable plateforme de gestion documentaire configurable.
Une plateforme. Plusieurs réalités.
La gestion documentaire moderne ne doit pas chercher à uniformiser artificiellement tous les projets.
Au contraire, elle doit permettre de maîtriser différentes réalités au sein d’une structure commune.
L’objectif est simple :
appliquer les bonnes exigences, aux bonnes personnes, sur le bon projet, au bon moment.
Car chaque chantier peut être différent.
La plateforme doit pouvoir suivre cette différence sans perdre le contrôle.
À lire aussi : La gestion des documents physiques dans les projets de construction et La révolution des plateformes de gestion documentaire dans la coordination de la sécurité sur chantier.
Pour en savoir plus sur la sécurité au travail sur les chantiers, consultez l’Autoridade para as Condições do Trabalho (ACT).