Contrôle documentaire des intervenants
Contrôle documentaire des intervenants : Aptitudes, formations et dates d’expiration à jour
Grâce au contrôle documentaire des intervenants, nous savons pour chaque personne si elle dispose de l’aptitude médicale, de la formation et des habilitations exigées par sa fonction et par le site. Nous suivons aussi chaque date d’expiration avant l’échéance.
Illustration. Les exigences de chaque fonction sont définies avec chaque client.
Le problème
Pourquoi le contrôle des intervenants échoue sans méthode
Le problème est rarement le manque de documents. C’est de ne pas savoir, aujourd’hui, si cette personne peut réaliser cette tâche sur ce site.
Des dates d’expiration dispersées
Fiches d’aptitude, certificats de formation et accueils sécurité arrivent par des canaux différents. Chacun a sa date et personne ne les voit ensemble.
Des exigences qui changent avec la fonction
Un électricien et un employé administratif n’ont pas besoin des mêmes documents. Une liste unique génère des demandes inutiles et des lacunes là où cela compte.
Des équipes qui tournent
Les intervenants des prestataires arrivent et partent en permanence. La documentation ne suit jamais le rythme des équipes.
Des données personnelles sans contrôle
Fiches médicales et copies de documents circulent par e-mail. Qui les consulte, et pourquoi, n’est plus défini.
La solution AISP
Chaque intervenant évalué pour la fonction, le site et la date
Nous relions l’intervenant aux exigences qui s’appliquent à lui. Le statut découle de la validation, et non d’une liste de fichiers.
Fonctionnement
Du profil de la fonction à l’intervenant apte sur le terrain
Le contrôle commence par ce que chaque fonction exige. Les documents viennent ensuite.
Cartographier les fonctions et les sites
Nous identifions les fonctions, les sites, les types d’intervenants et ce que chaque profil doit voir.
Définir les exigences
Aptitude médicale, formations, habilitations et accueils sécurité sont attribués à chaque fonction et à chaque site.
Dépôt
Chaque entreprise charge les documents de ses intervenants et voit ce qui manque.
Validation quotidienne
L’équipe AISP confirme le contenu de chaque document et enregistre le motif de chaque refus.
Alertes et renouvellements
Les dates d’expiration sont suivies et les renouvellements demandés avant que l’intervenant ne soit bloqué.
Lien avec le terrain
Le statut de l’intervenant alimente les accréditations, les accueils sécurité et le contrôle d’accès.
Ce qui est inclus
Ce que nous contrôlons pour chaque intervenant
Chaque document est vérifié au regard de la bonne exigence. Le résultat est une réponse simple : apte ou inapte, pour cette fonction et ce site.
cette tâche,
sur ce site, aujourd’hui ?
Identification et lien contractuel
Identification, employeur et inscription à l’assurance accidents du travail.
Aptitude médicale
Fiche d’aptitude de la médecine du travail, avec sa date d’expiration.
Formations et habilitations
Par exemple, travaux en hauteur, espaces confinés, premiers secours ou travaux électriques.
Accueils sécurité et autorisations
Accueils sécurité du site, autorisations internes et accréditations d’accès.
Alertes d’expiration
Des renouvellements demandés à temps, à l’intervenant et à l’entreprise qui l’emploie.
Preuves pour l’audit
Qui a déposé, qui a validé, quand et avec quel résultat.
Protection des données
Données des intervenants : seulement le nécessaire, seulement pour qui en a besoin
Les documents restent dans les centres de données où les partenaires technologiques exploitent les plateformes. AISP n’héberge pas de documentation dans ses systèmes : elle accède uniquement à ce qui est nécessaire pour valider chaque exigence. L’accès d’AISP aux informations constitue un traitement de données personnelles, réalisé dans les conditions convenues avec chaque client et conformément au RGPD.
- ✓Minimisation : on demande uniquement ce que la fonction exige
- ✓Accès par profil, avec des données visibles limitées à chaque rôle
- ✓Finalité définie et conservation limitée, selon les règles du client
- ✓Journal des actions sur chaque document
Services associés
Un service relié à toute l’opération
Le contrôle des intervenants prend toute sa valeur lorsqu’il atteint le terrain.
Accueils sécurité numériques
L’accueil sécurité du site réalisé sur le téléphone de l’intervenant, dans sa langue, avec une preuve numérique.
Badges d’identification en PVC
Les intervenants aptes reçoivent leur badge, imprimé au siège d’AISP, sans quantité minimale.
Homologation des prestataires
La validation de l’entreprise prestataire, qui précède celle de ses intervenants.
Questions fréquentes
Questions sur le contrôle documentaire des intervenants
Vous ne trouvez pas la réponse ? Contactez-nous et nous vous montrerons le processus appliqué à votre opération.
Quels documents contrôle-t-on pour chaque intervenant ?
En règle générale, l’identification, l’assurance accidents du travail, l’aptitude médicale, les formations liées à la fonction et les accueils sécurité du site. La liste précise dépend de l’activité, du client et du pays.
Quelle différence avec la gestion des dates d’expiration ?
La gestion des dates d’expiration suit les échéances de n’importe quel document. Le contrôle documentaire des intervenants indique si la personne est apte pour la fonction, le site et la date.
Un intervenant peut-il être apte sur un projet et pas sur un autre ?
Oui. Les exigences dépendent de la fonction et du site ; le même intervenant peut donc être conforme sur un projet et avoir des documents en attente sur un autre.
Peut-on contrôler les intervenants des prestataires et des sous-traitants ?
Oui. Chaque entreprise charge les documents de son équipe et suit les documents en attente ; la validation confirme ou refuse, toujours avec le motif.
Comment les données personnelles des intervenants sont-elles protégées ?
Par la minimisation, l’accès par profil, une finalité définie, une conservation limitée et un journal des actions. Les règles précises sont définies par l’organisation avec son délégué à la protection des données.
AISP peut-elle assurer le suivi quotidien ?
Oui. Notre équipe valide les documents, communique les refus et suit les renouvellements, en prenant en charge tout le processus ou en complétant votre équipe interne.
Savez-vous lesquels de vos intervenants sont aptes aujourd’hui ?
Montrez-nous comment vous contrôlez aujourd’hui aptitudes, formations et dates d’expiration. Nous vous montrerons le résultat avec des exigences par fonction et la validation AISP.