Connaissances · Conformité documentaire

Conformité documentaire : Prouver le respect des exigences avant le début des travaux

La conformité documentaire existe lorsqu’une entreprise, un intervenant ou un équipement dispose de tous les documents exigés pour une activité, valides et vérifiés. Ce n’est pas un moment unique : c’est un état qui évolue et qui demande donc un suivi continu.

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En bref

Bonnes pratiques de conformité documentaire

Les assurances, les fiches d’aptitude médicale et les exigences changent avec le temps et d’un projet à l’autre. Le statut documentaire doit suivre ces changements.

01

Exigences par entité, activité et site

Chaque entreprise, intervenant ou équipement sait exactement quoi fournir et où.

02

Validation selon des critères objectifs

Chaque document passe par une validation selon des critères définis, et la plateforme enregistre qui l’a validé.

03

Trois statuts clairs

Manquant, déposé en attente de validation et valide. Les achats, le HSE et le poste de garde savent ce qui manque et qui doit agir.

04

Historique complet

Les audits demandent des preuves, pas seulement le statut actuel. L’historique montre aussi ce qui était valide à chaque date.

Connaissances

Articles sur la conformité documentaire

Autorisation de travail, exigences par projet, documents des fournisseurs et automatisation documentaire.

Comment AISP vous aide

Une conformité documentaire suivie au quotidien

AISP configure les plateformes et met à disposition des équipes de validation documentaire. De plus, elle relie le statut documentaire à l’homologation des prestataires et au contrôle d’accès, avec des preuves prêtes pour l’audit.

Découvrir les services de gestion documentaire HSE
Validation des documents par IA →
Homologation des prestataires →

Questions fréquentes

Questions fréquentes

Quelle différence entre un document déposé et un document valide ?

Personne n’a encore vérifié un document déposé. Il ne devient valide qu’après une validation selon des critères définis, avec la trace de la personne qui l’a validé.

Quelle législation fonde les exigences au Portugal ?

Entre autres, la loi n° 102/2009 (Lei n.º 102/2009) sur la santé et la sécurité au travail, et le décret-loi n° 273/2003 (Decreto-Lei n.º 273/2003) pour les chantiers. L’ACT, l’autorité portugaise des conditions de travail, met à disposition des informations officielles sur ces deux textes.

Comment prouver la conformité lors d’un audit ?

Grâce à l’historique complet de chaque document : la date de dépôt, la personne qui l’a validé et sa date de fin de validité. Le statut actuel, à lui seul, ne suffit pas.

Savez-vous aujourd’hui, avec certitude, qui est conforme ?

Montrez-nous comment vous vérifiez aujourd’hui la documentation de vos prestataires. Nous vous montrerons comment garder le statut de chacun toujours à jour et étayé par des preuves.

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