Avant de choisir une plateforme documentaire, la question ne doit pas être seulement : « Quelles fonctionnalités propose-t-elle ? »
La question la plus importante est la suivante : cette plateforme peut-elle suivre la réalité de mon activité ?
Ce qu’il faut évaluer avant de choisir une plateforme documentaire
Un bon choix doit tenir compte de plusieurs critères :
- le volume documentaire actuel et futur, pour que la solution continue de répondre lorsque l’activité se développe ;
- le nombre d’entreprises, d’intervenants, d’équipements et de sites à gérer ;
- la facilité de paramétrage, sans dépendre de développements sur mesure à chaque modification ;
- la capacité d’adaptation aux exigences des clients ;
- la traçabilité des validations, c’est-à-dire savoir qui a validé, quand et selon quel critère ;
- le support à l’activité quotidienne ;
- la capacité à réduire les erreurs, les rejets et les reprises.
Pourquoi la mise en œuvre compte autant que le choix
De nombreuses entreprises investissent dans une plateforme, mais restent sans contrôle documentaire parce que la solution n’a pas été correctement configurée, mise en œuvre ou suivie. C’est pourquoi la décision doit aussi inclure le plan de mise en œuvre et l’accompagnement au quotidien. En pratique, un outil bien choisi mais mal configuré continue de générer des documents manquants, des validations en retard et des demandes répétées. Une plateforme ne crée de la valeur que lorsqu’elle est alignée sur les processus, les exigences et les personnes qui l’utilisent.
Comment AISP-GEDOC accompagne cette décision
Chez AISP-GEDOC, nous accompagnons les entreprises dans l’analyse, la mise en œuvre, le paramétrage et l’exploitation de plateformes de gestion documentaire, afin de transformer la technologie en contrôle réel.
Car choisir une plateforme n’est pas seulement une décision technique. C’est une décision opérationnelle.
À lire aussi : Sélection de plateformes de gestion documentaire : Processus et critères et Maîtrise des coûts dans le choix d’une plateforme de gestion documentaire. Pour connaître les normes internationales de gestion de l’information, consultez le site de l’ISO.
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