La gestion des prestataires exige que plusieurs conditions soient remplies avant qu’un intervenant ne commence son activité. La documentation doit être conforme et l’équipe doit vérifier les exigences définies pour la fonction ou le projet. En outre, le cas échéant, l’intervenant doit suivre l’accueil sécurité que l’organisation exige pour l’homologation. Lorsque documentation, accueil sécurité et homologation dépendent de processus manuels, d’outils différents et de sessions en présentiel, l’impact se répercute sur le temps des équipes et sur les déplacements. C’est pourquoi la capacité à intégrer rapidement de nouveaux intervenants diminue également.
Pour relever ce défi, AISP a mis en place chez le client deux solutions complémentaires, mais indépendantes. La première est une plateforme numérique de gestion documentaire, destinée à la gestion et à l’homologation des entreprises, des intervenants et des équipements. La seconde est GEDOC SafetyGo, dédiée à la réalisation numérique des accueils sécurité. Le certificat délivré à l’issue de l’accueil relie les deux processus. Ainsi, ce document s’ajoute aux exigences de l’intervenant dans la plateforme de gestion documentaire et compte pour le processus d’homologation.
Le projet en bref
| Défi | Homologuer les prestataires et réaliser les accueils sécurité sans dépendre de sessions en présentiel |
| Solutions mises en œuvre | Plateforme de gestion documentaire + GEDOC SafetyGo |
| Gestion documentaire | Gestion et homologation des entreprises, des intervenants et des équipements |
| SafetyGo | Contenus numériques, questionnaire d’évaluation et délivrance du certificat d’accueil |
| Intervention AISP | Mise en œuvre, configuration, administration, formation, gestion documentaire et assistance technique |
| Impact | Réduction des déplacements et des coûts, autonomie accrue et intégration de l’accueil dans le processus d’homologation |
Le défi : Accueil sécurité et homologation
Le client devait assurer le contrôle documentaire des entreprises externes, de leurs intervenants et des équipements utilisés dans la prestation des services. Pour répondre à ce besoin, AISP a mis en place une plateforme de gestion documentaire qui centralise exigences, documentation, analyse, points en attente et homologations. De cette manière, elle permet de suivre de façon structurée l’état de chaque processus.
La conformité documentaire n’était toutefois pas la seule condition nécessaire. Avant de commencer leur activité, certains intervenants devaient aussi suivre un accueil sécurité. Dans le modèle précédent, cette étape obligeait le responsable sécurité à se rendre sur le lieu de travail pour dispenser les contenus en présentiel. De plus, il fallait concilier les agendas et répéter le processus à chaque arrivée de nouveaux intervenants. L’arrivée fréquente de prestataires transformait ainsi une activité de sécurité nécessaire en une opération coûteuse : frais de déplacement, temps technique spécialisé et dépendance à la disponibilité physique du formateur.
Le défi consistait à numériser cette étape sans réduire le contrôle. Il fallait permettre à l’intervenant de suivre l’accueil de manière autonome. Cependant, il fallait aussi garantir la mise à disposition des contenus, l’évaluation de leur compréhension et une preuve exploitable pour l’homologation.
La solution
AISP a mis en place GEDOC SafetyGo comme service autonome pour la réalisation des accueils sécurité. En parallèle, la plateforme de gestion documentaire est restée la solution responsable du processus d’homologation. Chaque technologie répond ainsi à la fonction pour laquelle elle est la mieux adaptée, mais AISP a organisé les deux pour fonctionner en continuité.
Dans SafetyGo, l’intervenant peut accéder individuellement à l’accueil depuis un appareil numérique et consulter les contenus définis par le client. Ensuite, il répond au questionnaire prévu pour évaluer sa compréhension des informations présentées. Ainsi, la réalisation ne dépend plus d’une session en présentiel ni de la présence du responsable sécurité sur le lieu de travail. Chaque intervenant termine le processus dans les conditions fixées par l’organisation.
Lorsque l’intervenant a réussi l’accueil, SafetyGo délivre le certificat correspondant. Ce document établit le lien fonctionnel entre les deux services mis en place. C’est pourquoi il rejoint la fiche de l’intervenant dans la plateforme de gestion documentaire et devient une exigence de l’homologation, avec le reste de la documentation applicable.
La solution préserve ainsi l’indépendance des deux systèmes sans fragmenter le processus. SafetyGo assure la réalisation et la preuve de l’accueil. Par ailleurs, la plateforme de gestion documentaire réunit cette preuve avec les autres exigences et appuie la décision d’homologation. L’intervenant n’avance que lorsque les conditions définies pour le processus sont remplies.
Le rôle d’AISP
L’intervention d’AISP a commencé par l’analyse du processus du client et la définition de l’architecture la mieux adaptée aux deux besoins. Pour la gestion documentaire, l’équipe a configuré les entreprises, les intervenants, les équipements, les exigences, les statuts et les circuits d’homologation. Pour la sécurité, elle a mis en place SafetyGo et adapté le service au modèle d’accueil défini par l’organisation.
La mise en œuvre ne s’est pas limitée à fournir deux outils. Il a fallu déterminer à quel moment chaque solution intervient et quelles informations chacune doit produire. Il a également fallu définir comment la preuve issue de l’accueil doit s’intégrer au processus documentaire. Cette articulation évite la duplication des processus et maintient une séquence claire entre préparation sécurité et homologation.
Après la mise en production, AISP assure l’administration, la configuration, la formation et l’assistance technique des solutions. En outre, elle accompagne les changements de contenus, les nouveaux projets, les nouveaux utilisateurs ou l’évolution des exigences. Lorsque des besoins dépassent le paramétrage disponible, AISP assure aussi la coordination avec les équipes chargées de l’évolution technologique.
Cet accompagnement permet aux solutions de rester adaptées à l’activité, au lieu de rester figées après la mise en œuvre.
L’impact sur l’accueil sécurité et l’homologation
La mise en œuvre a concrètement transformé deux étapes critiques de la préparation des prestataires. La gestion documentaire centralise et structure désormais l’homologation des entreprises, des intervenants et des équipements. Par ailleurs, l’accueil sécurité ne dépend plus du déplacement du responsable sécurité sur le lieu de travail. Chaque intervenant peut maintenant accéder aux contenus en ligne, répondre au questionnaire et produire une preuve de réalisation de l’accueil, qui rejoint ensuite son dossier documentaire.
Pour le client, ce changement s’est traduit par une réduction des coûts liés aux déplacements et par une utilisation plus efficace du temps de l’équipe sécurité. En effet, la répétition des sessions en présentiel ne contraint plus cette équipe. Les intervenants ont gagné en autonomie et en flexibilité. En même temps, l’organisation a conservé la traçabilité nécessaire au processus et relie désormais directement la réalisation de l’accueil à l’homologation documentaire.
Une architecture fondée sur des solutions spécialisées
La valeur de la mise en œuvre tient aussi à la manière dont AISP a structuré deux besoins différents pour qu’ils fonctionnent comme les parties d’un processus unique. Au lieu de concentrer toutes les fonctionnalités dans une même application, AISP a mis en place des solutions spécialisées et défini un lien clair entre elles. Ainsi, SafetyGo produit la preuve de préparation à la sécurité et la gestion documentaire utilise cette preuve pour contrôler la conformité. Cette architecture simplifie l’activité sans perdre en rigueur et permet à chaque solution d’évoluer selon la fonction qu’elle remplit.
Le projet montre donc la valeur d’une mise en œuvre qui part de la réalité opérationnelle avant de partir de la technologie. Comprendre où se situaient les efforts inutiles, choisir la réponse adaptée, configurer chaque solution et garantir la continuité de l’information a permis de réduire les coûts et de libérer des ressources. Le tout sans créer de processus parallèle ni perdre le contrôle de l’homologation.
La numérisation ne s’est pas limitée à remplacer une session en présentiel. Elle a réorganisé le processus pour que la sécurité, la preuve de l’accueil et la gestion documentaire fonctionnent de manière coordonnée, avec moins d’effort opérationnel et une plus grande réactivité.
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