Un error frecuente en la gestión documental es pasar por alto los requisitos documentales por obra y suponer que los mismos requisitos se aplican por igual a todos los proyectos y a cualquier obra.
En realidad, cada obra puede tener sus propias características.
Por ejemplo, el cliente puede definir documentación adicional. Además, el tipo de actividad puede exigir competencias específicas. Determinados riesgos pueden introducir nuevas exigencias. Del mismo modo, algunos equipos pueden estar sujetos a reglas diferentes. Y una misma empresa puede trabajar a la vez en varios proyectos, cada uno con un nivel de control distinto.
Por eso, una plataforma documental robusta debe adaptarse a la realidad de cada obra sin obligar a la organización a crear sistemas separados.
Requisitos documentales por obra dentro de la misma organización
Por ejemplo, piense en una empresa que gestiona varios proyectos al mismo tiempo.
En una obra, el cliente puede exigir:
- documentación de la empresa;
- aptitud médica;
- formación general en seguridad;
- identificación de los trabajadores.
En otra, puede haber requisitos adicionales, como:
- formación específica para trabajos en altura;
- autorizaciones eléctricas;
- certificación de equipos;
- requisitos documentales propios del cliente.
Los dos proyectos pertenecen a la misma organización, pero no tienen por qué seguir la misma matriz documental.
Una plataforma debe reflejar los requisitos documentales por obra
Por lo tanto, la plataforma debe permitir configurar requisitos en función de distintas dimensiones, como:
Proyecto u obra
¿Qué documentación exige ese contexto?
Función
¿Qué competencias y evidencias exige un perfil concreto?
Actividad
¿Existen requisitos adicionales para determinadas tareas?
Riesgo
¿Hay exigencias específicas ligadas al riesgo eléctrico, los espacios confinados o los trabajos en altura?
Cliente
¿Fija el contrato sus propios criterios?
Equipo
¿Qué certificados, inspecciones o autorizaciones se aplican?
Así, este nivel de detalle resulta esencial para evitar dos situaciones no deseadas: pedir documentación innecesaria o dejar sin controlar requisitos importantes.
El mismo trabajador puede tener estados diferentes
Un trabajador puede cumplir todos los requisitos en un proyecto y tener aún requisitos pendientes en otro.
Sin embargo, esto no es una incoherencia.
De hecho, es una consecuencia natural de contextos diferentes.
Por ejemplo, el trabajador puede tener toda la documentación necesaria para una actividad estándar, pero no tener todavía la formación que exige una tarea específica en otro proyecto.
Por eso, el estado documental no debe existir solo a nivel de la persona.
Debe referirse al contexto en el que esa persona va a trabajar.
El mismo documento puede ser suficiente en un proyecto e insuficiente en otro
Además, la misma lógica se aplica a la evidencia documental.
Un certificado puede cumplir los requisitos de un proyecto, pero no los de otro.
Por ejemplo, una póliza de seguro puede bastar para un contrato y no bastar para otro.
Asimismo, una formación puede servir para una actividad y no demostrar competencia suficiente para una tarea más crítica.
Por eso, la gestión documental debe analizar la relación entre:
requisito + evidencia + contexto
y no solo el documento de forma aislada.
Configurar requisitos documentales por obra sin crear nuevas plataformas
Cuando cada proyecto tiene requisitos diferentes, un enfoque poco flexible tiende a crear múltiples estructuras paralelas.
Nuevas hojas de cálculo.
Formularios adicionales.
Flujos separados.
A veces, incluso nuevas plataformas.
Como resultado, aumenta la complejidad, se duplica la información y se pierde la visión global.
Por eso, una plataforma configurable debe permitir mantener una base común y aplicar reglas específicas a cada obra.
El papel del no-code
La capacidad de cambiar requisitos sin desarrollos complejos es especialmente relevante en estos escenarios.
Los proyectos cambian.
Por ejemplo, los clientes introducen nuevas exigencias.
La legislación evoluciona.
Las actividades también cambian.
Por lo tanto, la plataforma debe seguir el ritmo de esta realidad.
Con herramientas de configuración no-code, puede ser posible ajustar:
- campos;
- documentos obligatorios;
- reglas;
- flujos;
- estados;
- notificaciones;
- perfiles;
- aprobaciones.
Esto reduce la dependencia del desarrollo cada vez que cambia la operación.
Centralización sin perder flexibilidad
La ventaja de una única plataforma no está en obligar a todos los proyectos a trabajar de la misma forma.
De hecho, está en centralizar la información y mantener al mismo tiempo la flexibilidad local.
La organización puede mantener:
- trabajadores;
- proveedores;
- equipos;
- documentos;
- historial;
- indicadores.
Y, al mismo tiempo, aplicar requisitos diferentes a cada proyecto.
De este modo, facilita la gestión global sin eliminar las particularidades operativas.
Mejor reutilización de la información
Una plataforma centralizada también permite evitar duplicaciones innecesarias.
Si un trabajador ya tiene un certificado vigente, esa evidencia puede estar disponible para otros proyectos.
Después, cada obra decide si ese documento cumple o no sus requisitos específicos.
Así, el trabajador no tiene por qué subir el archivo una y otra vez.
Es decir, lo que cambia es el contexto de validación.
Más control sobre los cambios
Además, la configuración por obra debe mantener la trazabilidad.
Cuando cambia un requisito, debe ser posible saber:
- qué ha cambiado;
- cuándo cambió;
- quién hizo el cambio;
- a qué trabajadores o proveedores afecta;
- si el cambio exige una nueva validación.
Sin embargo, la flexibilidad sin trazabilidad puede crear nuevos riesgos.
Por eso, la configuración y la gobernanza deben evolucionar juntas.
La plataforma debe seguir los requisitos documentales de cada obra
De hecho, la realidad de un proyecto no es estática.
Una obra puede pasar de una fase inicial de construcción a la puesta en marcha y, más tarde, a la operación.
Los requisitos documentales pueden cambiar en cada fase.
Por lo tanto, la plataforma debe acompañar esta evolución sin perder el historial ni obligar a reconstruir todo el proceso.
Esta capacidad es lo que distingue una estructura rígida de una verdadera plataforma de gestión documental configurable.
Una plataforma. Varias realidades.
La gestión documental moderna no debe intentar uniformizar de forma artificial todos los proyectos.
Al contrario, debe permitir controlar realidades diferentes dentro de una estructura común.
El objetivo es sencillo:
aplicar los requisitos correctos, a las personas adecuadas, en el proyecto adecuado y en el momento oportuno.
Porque cada obra puede ser diferente.
La plataforma debe poder seguir esa diferencia sin perder el control.
Lea también: Gestión de los documentos físicos en proyectos de construcción y La revolución de las plataformas de gestión documental en la coordinación de seguridad en obra.
Para más información sobre la seguridad en el trabajo en obra, consulte la Autoridad para las Condiciones del Trabajo de Portugal (ACT).