Los documentos contienen información relevante para la operación, esencial para los informes e indicadores documentales.
Sin embargo, el problema es que, a menudo, esa información queda dispersa, poco estructurada y resulta difícil de utilizar.
Por otro lado, con la Inteligencia Artificial y la automatización, es posible transformar esa realidad.
Es decir, la información contenida en los documentos puede extraerse, organizarse y convertirse en datos que alimentan informes e indicadores documentales, así como dashboards.
En la práctica, esto significa:
- Extraer automáticamente los datos relevantes
- Estructurar la información documental
- Actualizar bases de datos e informes
- Alimentar los indicadores de rendimiento
- Reducir las tareas manuales y los errores de transcripción
- Mejorar la visibilidad sobre la operación
- Apoyar las decisiones con información más rápida y coherente
Por ejemplo, para los equipos HSE, esto puede significar transformar certificados, informes, fichas técnicas, registros y evidencias en información disponible para el seguimiento y la toma de decisiones.
De este modo, el documento deja de ser solo un archivo. De hecho, pasa a alimentar informes e indicadores documentales.
Por último, es ahí donde la gestión documental adquiere una nueva dimensión:
menos información parada. Más datos útiles. Más control. Mejores decisiones.
Lea también: Los documentos no deben terminar en un archivo. Deben convertirse en información útil y El dashboard no es el objetivo: Transformar los datos HSE en decisiones operativas.
Además, la Comisión Europea publica orientaciones sobre datos e Inteligencia Artificial en el marco de la estrategia digital europea.