La gestión documental digital, a través de plataformas especializadas, se ha vuelto esencial para homologar contratistas, controlar la documentación y garantizar el cumplimiento. Sin embargo, al elegir una solución, las empresas se enfrentan a una decisión importante: contratar una plataforma que ya incluye servicios de validación y apoyo, o contratar la plataforma de forma independiente y decidir por separado quién presta esos servicios.
En este artículo, comparamos los dos modelos y explicamos las ventajas de mantener la plataforma separada de los servicios, las precauciones que conviene tomar en cada opción y la forma de decidir según la realidad de la empresa. Presentamos, además, un ejemplo práctico, una lista de verificación y respuestas a preguntas frecuentes.
Dos modelos de contratación
| Modelo | Cómo funciona | Indicado para |
|---|---|---|
| Plataforma con servicios integrados | El mismo proveedor ofrece la plataforma y valida los documentos | Empresas que quieren una solución completa y un único interlocutor |
| Plataforma separada de los servicios | La empresa contrata la plataforma por separado; el equipo interno u otro proveedor valida los documentos | Empresas que quieren control, flexibilidad y libertad de elección |
Ambos modelos pueden funcionar bien. La elección depende sobre todo de los recursos internos, del volumen de trabajo y del grado de control que la empresa quiere mantener.
Ventajas de las plataformas digitales de gestión documental separadas de los servicios
Libertad de elección
Cuando la plataforma es independiente, la empresa puede elegir quién valida los documentos: su propio equipo, un proveedor especializado o una combinación de ambos. Además, puede cambiar de proveedor de servicios sin tener que cambiar de plataforma, lo que evita migraciones y nuevas formaciones.
Mayor control sobre los criterios
La empresa define los requisitos y los criterios de validación directamente en la plataforma. De esta manera, las reglas pertenecen a la organización y no dependen de la interpretación de un proveedor.
Ausencia de conflictos de intereses
Cuando el proveedor de la plataforma no presta los servicios de validación, no tiene interés en complicar el proceso para vender más horas de servicio. Por eso, la separación favorece la transparencia.
Costes más claros
Con contratos separados, la empresa sabe exactamente cuánto paga por la tecnología y cuánto por el servicio. De este modo, puede comparar alternativas y ajustar cada componente a su necesidad real.
Cuándo tiene sentido el modelo integrado
El modelo integrado también tiene ventajas. Por ejemplo, un único interlocutor simplifica la gestión y el proveedor conoce a fondo la plataforma, lo que puede agilizar la validación. Para empresas sin equipo interno o con picos de trabajo muy elevados, puede ser la solución más práctica. Aun así, conviene garantizar en el contrato que los datos y los criterios pertenecen a la empresa y que es posible separar los servicios en el futuro.
Cómo decidir entre los dos modelos
Para elegir el modelo más adecuado, conviene responder a algunas preguntas. En primer lugar, ¿la empresa tiene personas con tiempo y conocimientos para validar documentos de forma coherente? En segundo lugar, ¿el volumen de trabajo es estable o tiene picos acusados, como paradas de mantenimiento o el arranque de grandes obras? Por último, ¿hasta qué punto es importante mantener el control directo sobre los criterios de validación y sobre la relación con los contratistas?
Si la empresa tiene equipo propio y quiere el máximo control, la plataforma separada suele ser la mejor opción. Por el contrario, si no tiene recursos internos y prefiere un único interlocutor, el modelo integrado puede ser más práctico. Existe además una solución intermedia: plataforma independiente, con validación interna en los periodos normales y refuerzo de un proveedor externo en los picos de trabajo. De este modo, la empresa combina control y capacidad de respuesta.
El papel del equipo interno
Incluso cuando son terceros quienes validan los documentos, la empresa no puede desvincularse del proceso. En efecto, sigue siendo responsable de las decisiones de autorización y de los riesgos asociados a los contratistas. Por ello, debe mantener un responsable interno que defina los criterios, siga los indicadores de servicio, analice los casos excepcionales y haga de enlace con las áreas de seguridad, compras y jurídica. Le corresponde, además, revisar periódicamente los requisitos para que sigan alineados con la legislación y con la realidad operativa.
Indicadores para seguir el servicio
Independientemente del modelo elegido, la empresa debe medir la calidad del servicio con indicadores objetivos. Entre los más útiles figuran el tiempo medio de validación, el porcentaje de validaciones dentro del plazo acordado, la tasa de errores detectados en verificaciones por muestreo y el número de reclamaciones de los contratistas. Así, puede comprobar rápidamente si el modelo funciona y dispone de datos concretos para negociar mejoras o cambiar de proveedor.
Precauciones contractuales en ambos modelos
Sea cual sea el modelo, hay aspectos que deben figurar siempre en el contrato: niveles de servicio medibles, reglas de protección de datos conformes con el RGPD, propiedad de los datos y de los criterios de validación, condiciones de exportación al final del contrato y derecho de auditoría. En el modelo integrado, conviene además prever la posibilidad de contratar solo la plataforma en el futuro.
Protección de datos y responsabilidades
En ambos modelos, la empresa contratante suele ser la responsable del tratamiento de los datos personales de los trabajadores de los contratistas. El proveedor de la plataforma y el proveedor de servicios de validación actúan como encargados del tratamiento. Por consiguiente, cada uno debe tener un contrato conforme al artículo 28 del RGPD, con instrucciones claras, medidas de seguridad y reglas para el final del servicio.
En el modelo separado, esta separación de funciones es más visible y, por tanto, más fácil de controlar. La empresa sabe exactamente quién aloja los datos y quién los consulta. Además, puede definir permisos diferentes para su equipo interno y para el proveedor externo, de modo que limita el acceso de cada uno a lo estrictamente necesario. Así, cumple el principio de minimización y reduce el impacto de posibles incidentes de seguridad.
Ejemplo práctico: Cambiar de proveedor sin cambiar de plataforma
Pensemos en una empresa que contrató la plataforma por separado y un proveedor externo para validar documentos. Al cabo de un año, el proveedor no cumple los plazos acordados. La empresa contrata a otro proveedor, que pasa a trabajar en la misma plataforma, con los mismos criterios y todo el historial disponible. Como resultado, el cambio se realiza en pocas semanas, sin migración de datos ni impacto en los contratistas.
Lista de verificación para elegir el modelo
- Recursos internos disponibles para la validación.
- Volumen de documentos y picos de trabajo previstos.
- Grado de control deseado sobre los criterios y los datos.
- Posibilidad de cambiar de proveedor sin cambiar de plataforma.
- Costes de tecnología y de servicio identificados por separado.
- Contrato con reglas de salida y propiedad de los datos.
Preguntas frecuentes
¿Puedo empezar con el modelo integrado y cambiar después?
Sí, siempre que el contrato lo permita. Por esa razón, conviene negociar desde el principio la posibilidad de mantener la plataforma y cambiar de proveedor de servicios.
¿Quién es responsable de los datos personales?
Por regla general, la empresa contratante es la responsable del tratamiento. Tanto el proveedor de la plataforma como el proveedor de servicios actúan como encargados del tratamiento y deben tener contratos conformes con el RGPD.
¿El modelo separado es más caro?
No necesariamente. Aunque existan dos contratos, la empresa paga solo lo que necesita en cada componente y puede negociar por separado. En muchos casos, el coste total es similar o inferior.
¿Qué tipo de empresa se beneficia más del modelo separado?
En general, las empresas con varias instalaciones, muchos contratistas y un equipo de seguridad o de compras estructurado. Estas organizaciones valoran el control sobre los criterios y la libertad de ajustar los servicios con el tiempo, sin depender de un único proveedor para todo.
¿Es posible tener validación interna y externa al mismo tiempo?
Sí. En la misma plataforma, el equipo interno puede tratar algunos tipos de documentos y un proveedor externo otros, con permisos y criterios definidos por la empresa.
Conclusión: Gestión documental digital con o sin servicios integrados
Las plataformas digitales de gestión documental pueden contratarse con o sin servicios integrados. La separación ofrece libertad de elección, mayor control, transparencia de costes y ausencia de conflictos de intereses, mientras que el modelo integrado puede resultar más sencillo para quien no tiene recursos internos.
En cualquier caso, la empresa debe garantizar que los datos y los criterios le pertenecen y que puede cambiar de proveedor en el futuro. De esta forma, mantiene el control sobre un proceso esencial para su seguridad y cumplimiento. Por último, conviene revisar el modelo periódicamente, a medida que cambian el volumen de trabajo, los recursos internos y las exigencias legales.
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Para conocer las políticas europeas de transformación digital de las empresas, consulte el portal de la Comisión Europea.