Durante mucho tiempo, un documento terminaba su recorrido cuando alguien lo archivaba. Hoy, gracias a la extracción de datos documentales, puede ser solo el principio.
Además, con Inteligencia Artificial, es posible extraer y estructurar la información contenida en los documentos y utilizarla automáticamente en otros puntos de la organización.
Es decir, un certificado, un informe, una ficha técnica, una evidencia o un registro puede dejar de ser solo un archivo consultable y pasar a alimentar:
- Bases de datos
- Informes
- Indicadores
- Cuadros de mando
- Procesos de validación
- Mecanismos de control y decisión
Por qué es relevante la extracción de datos documentales
Por eso, para mí, esta es una de las evoluciones más importantes de la gestión documental.
Porque reduce tareas manuales, evita la duplicación de información y permite que los datos circulen de forma más rápida, coherente y útil.
En la práctica, la información deja de estar “atrapada” en el documento.
De esta forma, pasa a entrar directamente en los procesos donde hace falta.
El impacto en el área HSE
Por ejemplo, en el área HSE hay un volumen elevado de documentación y una necesidad permanente de control. Allí, esta capacidad puede marcar una diferencia muy significativa en eficiencia, trazabilidad y calidad de la información.
Así, el documento deja de ser el final del proceso. Pasa a alimentar el sistema.
De hecho, este es el cambio que considero verdaderamente relevante: transformar la documentación en datos que trabajan para la organización.
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Cuando los documentos contienen datos personales, la extracción de datos documentales debe respetar el RGPD y las orientaciones de la Comisión Nacional de Protección de Datos (CNPD), la autoridad portuguesa de protección de datos.