La gestión eficaz de documentos es un desafío crítico para muchas organizaciones, especialmente para las que manejan grandes volúmenes de información. Por ello, contratar servicios de gestión documental a empresas especializadas que utilizan plataformas de terceros puede aportar numerosas ventajas. En este artículo analizamos los beneficios de esta práctica, sobre todo en términos de eficiencia operativa, seguridad de los datos y cumplimiento normativo, así como las precauciones que conviene tomar al contratar.
La primera ventaja es el acceso a equipos especializados, que conocen las exigencias de distintos sectores y siguen la evolución de las tecnologías de gestión documental.
Además, la eficiencia operativa mejora, porque estas empresas aplican métodos probados y automatizan tareas repetitivas.
A estas ventajas se suman medidas de seguridad sólidas, como el cifrado y el control de accesos, el apoyo al cumplimiento del Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) y, a largo plazo, la reducción de los costes de infraestructura y de los gastos operativos.
Especialización y conocimiento técnico
Las empresas especializadas en gestión documental cuentan con equipos de profesionales altamente cualificados y con experiencia, cuyo conocimiento técnico es fundamental para implantar y mantener sistemas de gestión documental eficaces.
- Conocimiento especializado:
Los profesionales cualificados saben cómo optimizar la gestión documental para distintos sectores y necesidades específicas.
- Actualización constante: Estas empresas se mantienen al día de las últimas tendencias y tecnologías en gestión documental, de modo que los clientes reciben soluciones de vanguardia.
Eficiencia operativa
Contratar servicios de gestión documental a empresas especializadas puede mejorar notablemente la eficiencia operativa de la organización.
Procesos optimizados: Las empresas especializadas utilizan métodos y prácticas probados para organizar y gestionar los documentos de forma eficiente.
- Automatización de tareas: Asimismo, las plataformas de terceros suelen incluir funciones de automatización que reducen el tiempo y el esfuerzo necesarios para gestionar documentos.
Seguridad de los datos
La protección de datos es una prioridad crítica en la gestión documental. Por eso, las empresas especializadas están preparadas para aplicar medidas de seguridad sólidas, que protegen la información sensible frente a las ciberamenazas.
Cifrado y controles de acceso: Implantación de tecnologías avanzadas de cifrado y de controles de acceso rigurosos para proteger los datos.
Cumplimiento de normas: Garantía de que los procesos de gestión documental cumplen normativas como el RGPD (Reglamento General de Protección de Datos).
Reducción de costes
Aunque contratar servicios de gestión documental pueda parecer un coste adicional, puede traducirse en un ahorro significativo a largo plazo.
Eliminación de costes de infraestructura: Las empresas especializadas ponen a disposición las plataformas y las infraestructuras necesarias, lo que evita inversiones propias en hardware y software.
- Reducción de gastos operativos: Una mayor eficiencia y menos errores operativos se traducen en ahorro de tiempo y de recursos.
Flexibilidad y escalabilidad
Las empresas especializadas en gestión documental ofrecen soluciones escalables, que acompañan la evolución de las necesidades de las organizaciones.
Adaptabilidad: Las plataformas de terceros pueden ajustarse a las necesidades específicas de cada organización, con independencia de su tamaño o sector.
- Escalabilidad: Posibilidad de ampliar los servicios a medida que la empresa crece, sin grandes inversiones adicionales.
Mejora del cumplimiento normativo
Cumplir la normativa de protección de datos y otras normas legales es un desafío constante para las organizaciones. Por ello, las empresas especializadas ayudan a garantizar que todos los procedimientos de gestión documental cumplen las reglas aplicables.
Auditorías periódicas: Realización de auditorías periódicas para garantizar el cumplimiento continuo.
- Informes y documentación: Entrega de documentación detallada e informes que facilitan la verificación del cumplimiento.
Enfoque en la actividad principal
Al delegar la gestión documental en empresas especializadas, las organizaciones pueden concentrar sus recursos y esfuerzos en sus actividades principales.
Menos dispersión: Reducción de la carga administrativa y de las tareas relacionadas con la gestión documental.
Aumento de la productividad: Así, los empleados pueden dedicar más tiempo y energía a las actividades que generan valor directo para la empresa.
Qué servicios de gestión documental se pueden contratar
La contratación de servicios de gestión documental puede adoptar varias formas. En la gestión de contratistas, los modelos más habituales son:
| Modelo | Qué incluye | Cuándo tiene sentido |
|---|---|---|
| Plataforma en SaaS | Acceso a la plataforma; la validación la realiza el equipo interno | Empresas con equipo propio disponible |
| Plataforma con validación externa | Plataforma y equipo especializado que valida los documentos | Volúmenes elevados o falta de recursos internos |
| Servicio completo | Plataforma, validación, soporte a los contratistas e informes | Organizaciones que quieren centrarse en la operación |
Precauciones al contratar
Contratar no significa dejar de ser responsable. Desde el punto de vista del RGPD, la empresa cliente sigue siendo, por regla general, la responsable del tratamiento, y el proveedor actúa como encargado del tratamiento. Por ello, es obligatorio un contrato que cumpla el artículo 28 del RGPD, con instrucciones claras, medidas de seguridad y reglas para el final del servicio.
Además, el contrato debe definir niveles de servicio medibles, como los plazos de validación y de respuesta a las solicitudes de soporte. Del mismo modo, conviene prever informes periódicos y el derecho a auditar el servicio. Por último, la cláusula de salida debe garantizar la devolución de todos los documentos y metadatos en un formato utilizable.
Ejemplo práctico: Validación externa en una empresa de energía
Pensemos en una empresa de energía con cientos de contratistas y picos de trabajo durante las paradas de mantenimiento. El equipo interno no consigue validar todos los documentos a tiempo, lo que provoca retrasos en la entrada de los trabajadores.
La empresa contrata un servicio de validación especializado, que trabaja en la misma plataforma con criterios definidos por la empresa. A continuación, fija plazos máximos de validación y sigue los indicadores mensualmente. Como resultado, los retrasos desaparecen y el equipo interno pasa a centrarse en los casos excepcionales y en la relación con los contratistas.
Lista de verificación antes de contratar
- Alcance del servicio claramente definido.
- Criterios de validación documentados.
- Niveles de servicio e indicadores acordados.
- Contrato de encargo del tratamiento conforme al RGPD.
- Ubicación de los datos y subencargados conocidos.
- Reglas de salida y devolución de los datos.
Cómo evaluar la calidad del servicio
Después de contratar, es esencial hacer un seguimiento objetivo del servicio. En primer lugar, conviene medir el tiempo medio de validación de los documentos y el porcentaje de validaciones dentro del plazo acordado. A continuación, conviene verificar por muestreo la calidad de las validaciones, confirmando si se han respetado los criterios definidos. Además, la satisfacción de los contratistas y el número de reclamaciones son buenos indicadores de la calidad del soporte prestado. Por último, las reuniones periódicas con el proveedor permiten analizar los resultados, corregir desviaciones y ajustar el servicio a las necesidades de la empresa.
Errores comunes que conviene evitar
Un error frecuente es contratar sin definir criterios de validación claros, dejando en manos del proveedor decisiones que deberían corresponder a la empresa. Otro error es no hacer seguimiento de los indicadores, de modo que los problemas solo se descubren cuando hay una reclamación o un incidente. También hay empresas que olvidan el contrato de encargo del tratamiento que exige el RGPD.
Preguntas frecuentes
¿Pierde la empresa el control sobre los documentos?
No, si el servicio se contrata correctamente. La empresa define las reglas, tiene acceso permanente a la plataforma y sigue los indicadores. El proveedor ejecuta, pero la decisión final sigue correspondiendo a la empresa.
¿Cuánto tiempo se tarda en poner en marcha el servicio?
Con una plataforma ya configurada, el servicio puede arrancar en pocas semanas. Lo más importante es dedicar tiempo a definir los criterios de validación y a la formación conjunta de los equipos.
¿Es adecuado este modelo para pequeñas empresas?
Sí. Para las empresas sin un equipo dedicado a la gestión documental, contratar el servicio permite contar con procesos profesionales sin contratar personal especializado. Además, los costes se ajustan al volumen real de trabajo.
Conclusión
Contratar servicios de gestión documental a empresas especializadas que utilizan plataformas de terceros ofrece una serie de ventajas significativas. Desde el conocimiento técnico y la eficiencia operativa hasta la seguridad de los datos y el cumplimiento normativo, estas empresas proporcionan soluciones integrales que benefician a organizaciones de todos los tamaños y sectores. Al adoptar este enfoque, las organizaciones no solo pueden optimizar sus procesos de gestión documental, sino también centrarse en sus competencias principales, lo que se traduce en mayor productividad y éxito en el mercado. A largo plazo, esta estrategia puede generar ahorros significativos, mejorar la seguridad de la información y asegurar el cumplimiento continuo de la normativa, lo que proporciona una base sólida para un crecimiento sostenible.
Lea también: Monitorización de los servicios de gestión documental y Gestión de documentos de proveedores y subcontratistas.
Para conocer las obligaciones legales en materia de protección de datos, consulte la Comisión Nacional de Protección de Datos (CNPD) de Portugal.