Antes de elegir una plataforma de gestión documental, la pregunta no debe ser solo: “¿Qué funcionalidades tiene?”
La pregunta más importante es: ¿esta plataforma es capaz de acompañar la realidad de mi operación?
Qué evaluar antes de elegir una plataforma de gestión documental
Una buena elección debe tener en cuenta varios criterios:
- el volumen documental actual y futuro, para que la solución siga respondiendo cuando la operación crezca;
- el número de empresas, trabajadores, equipos y centros de trabajo que hay que gestionar;
- la facilidad de parametrización, sin depender de desarrollos a medida para cada cambio;
- la capacidad de adaptación a los requisitos de los clientes;
- la trazabilidad de las validaciones, es decir, saber quién validó, cuándo y con qué criterio;
- el soporte a la operación diaria;
- la capacidad de reducir errores, rechazos y repeticiones de trabajo.
Por qué la implantación cuenta tanto como la elección
Muchas empresas invierten en una plataforma, pero siguen sin control documental porque la solución no se configuró, implantó o acompañó correctamente. Por eso, la decisión también debe incluir el plan de implantación y el acompañamiento en el día a día. En la práctica, una herramienta bien elegida pero mal configurada sigue generando documentos pendientes, validaciones retrasadas y solicitudes repetidas. En definitiva, una plataforma solo aporta valor cuando está alineada con los procesos, los requisitos y las personas que la utilizan.
Cómo AISP-GEDOC le ayuda en esta decisión
En AISP-GEDOC ayudamos a las empresas en el análisis, la implantación, la parametrización y la operación de plataformas de gestión documental, para convertir la tecnología en un control real.
Porque elegir una plataforma no es solo una decisión técnica. Es una decisión operativa.
Lea también: Selección de plataformas de gestión documental: Proceso y criterios y Control de costes en la selección de una plataforma de gestión documental. Para conocer las normas internacionales de gestión de la información, consulte el sitio web de ISO.
AISP-GEDOC | www.gedoc.pt | geral@aisp.pt