Implantar uma plataforma de gestão documental pode trazer inúmeros benefícios: organização, rastreabilidade, conformidade e segurança da informação. Contudo, sem um controlo rigoroso, estes sistemas podem também resultar em custos elevados, quer através de armazenamento desnecessário, licenças pagas por utilizador, manutenção ou retrabalho causado por má organização da informação. Para mitigar estes riscos, é essencial adotar estratégias que controlem os custos, sobretudo ao identificar e gerir apenas os documentos verdadeiramente necessários e evitar a acumulação desordenada de dados que não agregam valor.
1. Identificar os documentos essenciais desde o início
Uma etapa crítica no controlo de custos é definir claramente quais documentos são realmente necessários para as operações da empresa, compliance legal ou processos internos. Este mapeamento reduz o armazenamento redundante e evita custos associados a gerir informação desnecessária.
Antes de definir a estrutura da plataforma, a organização deve:
Listar os tipos de documentos que são obrigatórios por lei ou normas internas
Determinar ciclos de vida documentais (criação, revisão, arquivamento, eliminação)
Estabelecer prazos de retenção claros para cada documento
Ao fazer isto, evita-se o crescimento descontrolado de ficheiros e a manutenção de documentos que não têm utilidade operacional nem valor legal.
2. Centralizar e organizar a informação
Uma das razões pelas quais os custos disparam está relacionada com a dispersão de documentos por múltiplos locais ou sistemas, dificultando o acesso e criando duplicações. A centralização da informação em uma única plataforma ou repositório, com regras de classificação, reduz a redundância e acelera a recuperação de documentos.
As melhores práticas recomendam um repositório único com:
Nomeação consistente
Metadados claros
Estruturas de pasta logicamente definidas
O uso de metadados e etiquetagem não só melhora a organização, como reduz o tempo perdido à procura de ficheiros que, por si só, representa um custo significativo em termos humanos.
3. Automatizar fluxos de trabalho
Automação é um dos meios mais eficazes de reduzir custos operacionais num sistema de gestão documental. Processos manuais de upload, aprovação ou revisão podem consumir tempo e recurso humano valiosos, além de introduzirem erros que exigirão retrabalho.
Uma plataforma bem projetada deve permitir automações para:
Rotinas de aprovação
Notificações quando documentos expiram ou precisam de revisão
Fluxos de submissão padronizados
Ao reduzir a intervenção manual, a empresa consegue:
Evitar atrasos
Minimizar erros
Reduzir a carga de trabalho repetitivo
O resultado é uma diminuição de custos indiretos e maior eficiência global.
4. Evitar o armazenamento desnecessário
Armazenar documentos tem um custo, tanto em sistemas cloud como em soluções on-premises. Embora a digitalização elimine custos de espaço físico, o espaço digital também não é gratuito ou ilimitado.
Estratégias eficazes incluem:
Implementar políticas de retenção que removam ficheiros obsoletos
Arquivar apenas documentos que tenham valor legal ou operacional comprovado
Compactar ou migrar documentos antigos para soluções de custo mais baixo
Ao manter o repositório enxuto, a empresa reduz o custo ligado ao espaço, backups, cópias de segurança e manutenção.
5. Capacitar os utilizadores para boas práticas
O maior desperdício num sistema documental não são os ficheiros em si, mas os erros humanos que geram duplicações, versões erradas ou documentos mal classificados. Estes erros não só introduzem confusão como geram custos ocultos:
Retrabalho de correção
Tempo gasto a procurar informação
Possíveis sanções por não conformidade
Formação contínua dos utilizadores para:
Entenderem quais documentos são necessários
Utilizarem corretamente a plataforma
Seguir regras de classificação e nomenclatura
…ajuda a reduzir falhas e, ao mesmo tempo, diminui o custo total de propriedade da solução.
6. Monitorizar e rever regularmente o uso da plataforma
Os custos com plataformas digitais estão em constante evolução, especialmente quando se trata de serviços em nuvem ou por utilizador. Práticas de FinOps, originalmente ligadas à otimização de custos em nuvem ,ensinam que monitorização contínua e análise de métricas ajuda a evitar desperdícios e ajustar recursos conforme necessário.
Aplicado à gestão documental, isto pode significar:
Avaliar os padrões de uso de armazenamento
Analisar documentos que não são acedidos há muito tempo
Ajustar permissões e remover utilizadores inativos
Consolidar módulos ou funcionalidades que não agregam valor
Esse tipo de análise regular permite remover custos escondidos e alinhar o investimento com a utilização real.
7. Avaliar ROI antes de escalar
Muito antes de adicionar mais módulos, utilizadores ou tecnologias, as empresas devem calcular o retorno esperado sobre o investimento (ROI). Soluções de gestão documental modernas não são apenas ferramentas de armazenamento são ferramentas integradas de valor, capazes de:
Reduzir tempo de procura por documentos
Aumentar produtividade
Diminuir riscos de não conformidade
Reduzir dependência de papel e espaço físico
Medir estes benefícios contra os custos ajuda a tomar decisões baseadas em valor, não em perceções.
Controlar custos numa plataforma de gestão documental vai muito além de escolher um fornecedor mais barato. Trata-se de:
Entender quais documentos são realmente necessários
Automatizar e padronizar processos
Capacitar utilizadores
Monitorizar continuamente o uso e os recursos
Ajustar a plataforma conforme necessidades reais
Com estas estratégias, as empresas conseguem transformar a gestão documental de um centro de custos para um pilar de eficiência, conformidade e valor estratégico.