A senha de acesso continua a ser a primeira barreira contra entradas indevidas em contas pessoais e empresariais. Contudo, muitas das regras que aprendemos ao longo dos anos, como trocar letras por símbolos ou mudar a senha de três em três meses, já não correspondem às recomendações atuais de cibersegurança.
Neste artigo, reunimos as regras essenciais para escolher uma senha de acesso forte, explicamos porque algumas práticas antigas deixaram de ser recomendadas e mostramos como as empresas podem aplicar estas regras nas suas plataformas, incluindo as de gestão documental.
Regra 1: O comprimento é o fator mais importante
Uma senha longa é muito mais difícil de descobrir do que uma senha curta e complexa. Por isso, as recomendações atuais, como as do NIST, valorizam sobretudo o comprimento. Na prática, convém usar senhas com pelo menos 15 caracteres nas contas mais importantes.
Por exemplo, as ferramentas automáticas descobrem em pouco tempo uma senha de oito caracteres com símbolos. Pelo contrário, uma frase com quatro ou cinco palavras resiste muito mais tempo e é mais fácil de lembrar.
Regra 2: Preferir frases-passe
Uma frase-passe é uma sequência de palavras sem relação óbvia entre si, como “lápis-janela-trovão-azul-cometa”. Assim, combina comprimento e facilidade de memorização. Contudo, as palavras não devem formar uma expressão conhecida, como um provérbio, uma citação ou a letra de uma música.
Regra 3: Uma senha diferente para cada serviço
A reutilização é um dos maiores riscos. Quando um serviço sofre uma fuga de dados, os atacantes testam as mesmas credenciais noutros sites, numa técnica conhecida como credential stuffing. Por isso, cada conta deve ter a sua própria senha de acesso, sobretudo o e-mail, as plataformas empresariais e os serviços bancários.
Regra 4: Evitar informação pessoal e padrões previsíveis
Nomes de familiares, datas de nascimento, clubes de futebol ou o nome da empresa são escolhas fáceis de adivinhar. Do mesmo modo, padrões como “Empresa2026!” ou sequências do teclado estão entre as primeiras combinações que os atacantes testam. Além disso, substituir letras por símbolos, como “P@ssw0rd”, já não acrescenta proteção real, porque as ferramentas de ataque conhecem estas transformações.
Regra 5: Usar um gestor de senhas
Ninguém consegue memorizar dezenas de senhas longas e diferentes. Por isso, um gestor de senhas é hoje a ferramenta mais prática. O gestor cria senhas aleatórias, guarda-as de forma cifrada e preenche-as automaticamente nos sites corretos. Assim, o utilizador só precisa de memorizar uma frase-passe forte para abrir o cofre.
Além disso, muitos gestores avisam quando uma senha aparece numa fuga de dados conhecida ou quando está a ser reutilizada. Dessa maneira, o utilizador sabe exatamente que contas precisa de corrigir.
Regra 6: Ativar a autenticação multifator
Mesmo a melhor senha pode cair nas mãos de um atacante através de phishing ou de malware. Por isso, a autenticação multifator acrescenta uma segunda verificação, como um código numa aplicação ou uma chave de segurança. Sempre que possível, convém preferir aplicações de autenticação ou chaves FIDO2 em vez de códigos por SMS, que são mais vulneráveis.
O que mudou nas recomendações
Os especialistas deixaram de recomendar algumas práticas que eram comuns. A tabela seguinte resume as principais mudanças:
| Prática antiga | Recomendação atual |
|---|---|
| Mudar a senha a cada 60 ou 90 dias | Mudar apenas quando há suspeita de comprometimento |
| Regras rígidas de símbolos e maiúsculas | Privilegiar o comprimento e frases-passe |
| Perguntas de segurança | Recuperação através de um segundo fator verificado |
| Senhas curtas e complexas | Senhas longas, únicas e guardadas num gestor |
Assim, as regras tornam-se mais simples para os utilizadores e, ao mesmo tempo, mais eficazes contra os ataques atuais.
Regras para as empresas
As organizações têm um papel decisivo na proteção das credenciais dos seus colaboradores e parceiros. Por isso, uma política de senhas moderna deve incluir:
- comprimento mínimo adequado, sem limites máximos curtos;
- verificação das novas senhas contra listas de credenciais comprometidas;
- autenticação multifator obrigatória nas plataformas críticas;
- disponibilização de um gestor de senhas aprovado;
- contas individuais, sem partilha de credenciais;
- bloqueio temporário após várias tentativas falhadas.
Além disso, as organizações devem guardar as senhas nos servidores com funções de hash próprias, como Argon2id ou bcrypt, e nunca em texto simples.
Recuperação de acesso sem pontos fracos
De pouco serve uma senha forte se a recuperação de acesso for fácil de enganar. Por exemplo, perguntas de segurança como “nome do primeiro animal de estimação” têm respostas que muitas vezes aparecem nas redes sociais. Por isso, a recuperação deve depender de um segundo fator já registado, como uma aplicação de autenticação ou um e-mail secundário protegido. Além disso, nas empresas, o suporte técnico deve confirmar a identidade de quem pede a reposição de acesso antes de alterar qualquer credencial.
Senhas em equipamentos partilhados
Em obras, armazéns ou portarias, é comum vários trabalhadores usarem o mesmo computador ou tablet. Nestes casos, cada pessoa deve ter a sua própria conta e terminar sempre a sessão no fim da utilização. Do mesmo modo, os navegadores destes equipamentos não devem guardar senhas. Assim, evita-se que alguém aceda a uma conta que não é sua apenas por usar o mesmo equipamento.
Passkeys: O passo seguinte
As passkeys são uma alternativa moderna às senhas. Em vez de escrever uma senha, o utilizador confirma a entrada com a impressão digital, o reconhecimento facial ou o código do próprio dispositivo. Como só funcionam no site legítimo, são resistentes a phishing. Muitos serviços já as suportam e, gradualmente, vão chegar também às plataformas empresariais. Contudo, durante os próximos anos, as boas regras de senhas continuarão a ser necessárias.
Sensibilizar os utilizadores
As regras só funcionam se as pessoas as compreenderem. Por isso, a formação deve ser curta, prática e focada em exemplos reais. Por exemplo, mostrar quanto tempo uma ferramenta automática demora a descobrir uma senha curta, em comparação com uma frase-passe longa, convence mais do que uma lista de proibições. Além disso, convém ensinar a instalar e usar o gestor de senhas no primeiro dia de trabalho.
Do mesmo modo, os utilizadores devem saber o que fazer quando suspeitam que uma senha foi exposta: alterá-la de imediato, verificar se a usavam noutros serviços e informar a equipa de informática. Assim, uma situação de risco transforma-se rapidamente num incidente controlado. Por fim, campanhas regulares de sensibilização ajudam a manter o tema presente e a reforçar os bons hábitos.
Exemplo prático: Senhas numa plataforma de gestão documental
Imagine uma plataforma de gestão documental com centenas de utilizadores de empresas prestadoras. Muitos usam a mesma senha do e-mail pessoal e alguns partilham uma única conta por empresa. Assim, quando uma destas senhas aparece numa fuga de dados, a plataforma fica exposta.
A empresa decide rever as regras. Em primeiro lugar, cria contas individuais para cada utilizador. Em seguida, passa a exigir senhas longas e verifica-as contra listas de credenciais comprometidas. Por fim, ativa a autenticação multifator para todos. Dessa forma, o risco de acesso indevido diminui de forma significativa, sem complicar o trabalho dos prestadores.
Erros comuns na escolha da senha de acesso
O erro mais frequente é usar a mesma senha em vários serviços. Outro erro é guardar senhas em papel junto ao computador ou numa folha de cálculo sem proteção. Também é comum partilhar senhas por e-mail ou mensagem com colegas. Por fim, muitos utilizadores ignoram os avisos de fugas de dados e continuam a usar senhas já expostas.
Lista de verificação rápida
- A senha tem pelo menos 15 caracteres?
- É única e não aparece noutros serviços?
- Não contém dados pessoais nem padrões previsíveis?
- Está guardada num gestor de senhas?
- A conta tem autenticação multifator ativa?
Perguntas frequentes
Devo mudar a minha senha de acesso periodicamente?
Só quando houver suspeita de que foi comprometida. As alterações obrigatórias e frequentes tendem a gerar senhas mais fracas e previsíveis.
Os gestores de senhas são seguros?
Sim, quando são de fornecedores reconhecidos e estão protegidos por uma frase-passe forte e autenticação multifator. O risco de reutilizar senhas é muito maior.
Como sei se a minha senha foi exposta?
Existem serviços que verificam se um endereço de e-mail aparece em fugas de dados conhecidas. Além disso, muitos navegadores e gestores de senhas fazem esta verificação automaticamente.
Uma senha longa é suficiente sem autenticação multifator?
Não. Uma senha longa resiste a ataques de adivinhação, mas não protege contra phishing ou malware. Por isso, a autenticação multifator deve estar sempre ativa nas contas importantes.
Conclusão: Uma senha de acesso forte e simples de gerir
Uma senha de acesso forte é longa, única e guardada num gestor de senhas. Combinada com a autenticação multifator, oferece uma proteção muito superior às regras antigas de complexidade e mudança periódica. Assim, pessoas e empresas conseguem proteger melhor as suas contas, incluindo as plataformas de gestão documental, sem tornar a segurança um peso no dia a dia.
Leia também: O que é o IAM e para que serve e Permissões de acesso em plataformas de gestão documental.
Para mais recomendações de cibersegurança, consulte o Centro Nacional de Cibersegurança (CNCS).