Nas organizações em que a eficiência é crucial, o acesso rápido e preciso à informação é uma necessidade. As plataformas de gestão documental servem para armazenar grandes volumes de documentos de forma organizada, mas o verdadeiro valor destas plataformas revela-se nas suas funcionalidades de pesquisa. Com efeito, uma pesquisa eficaz permite que os colaboradores encontrem rapidamente os documentos de que precisam, poupando tempo e melhorando a produtividade. Este artigo apresenta as funcionalidades de pesquisa em plataformas de gestão documental e a forma como contribuem para a eficiência organizacional.
Importância das funcionalidades de pesquisa em plataformas de gestão documental
As funcionalidades de pesquisa são um dos elementos mais importantes em qualquer plataforma de gestão documental. À medida que as organizações crescem e acumulam grandes quantidades de documentos, encontrar informação específica pode tornar-se um desafio. As funcionalidades de pesquisa avançada permitem localizar rapidamente documentos relevantes, independentemente do seu volume ou complexidade.
Benefícios de funcionalidades de pesquisa eficientes
Poupança de tempo: Reduz o tempo gasto na procura de documentos, permitindo que os colaboradores se concentrem em tarefas de maior valor.
Acesso imediato à informação: Facilita o acesso à informação crítica no momento em que é necessária, melhorando a tomada de decisões.
Redução de erros: Diminui a probabilidade de erros, porque garante que os utilizadores encontram e utilizam a versão correta do documento.
Principais funcionalidades de pesquisa em plataformas de gestão documental
As plataformas de gestão documental modernas oferecem uma variedade de funcionalidades de pesquisa que vão além da simples localização de um documento por nome. Estas funcionalidades ajudam os utilizadores a encontrar documentos de forma mais rápida e precisa.
Pesquisa por palavras-chave
A pesquisa por palavras-chave é a funcionalidade de pesquisa mais básica, mas também uma das mais utilizadas. Permite que os utilizadores introduzam palavras ou expressões específicas para encontrar documentos que contenham esses termos.
Pesquisa em texto completo: Muitas plataformas oferecem pesquisa em texto completo, que analisa todo o conteúdo do documento, não apenas os metadados. Esta pesquisa é particularmente útil quando o utilizador não conhece o nome exato do documento, mas lembra-se de palavras ou frases contidas nele.
- Filtragem por relevância: As plataformas ordenam frequentemente os resultados de pesquisa por relevância, ajudando os utilizadores a encontrar rapidamente os documentos mais relacionados com os termos de pesquisa.
Pesquisa avançada
A pesquisa avançada permite que os utilizadores façam pesquisas mais precisas ao aplicar filtros e critérios específicos. Esta funcionalidade revela-se particularmente útil quando os utilizadores precisam de refinar os resultados da pesquisa para localizar um documento específico.
Filtros por data: Permite limitar os resultados a documentos criados, modificados ou acedidos num determinado período.
Pesquisa por autor ou criador: Os utilizadores podem filtrar documentos com base no autor ou em quem os criou.
- Filtros por tipo de documento: Permite que os utilizadores filtrem os resultados por tipo de documento, como relatórios, faturas ou contratos.
Pesquisa por metadados
Os metadados consistem em dados estruturados que descrevem e categorizam documentos. Assim, a pesquisa por metadados permite que os utilizadores localizem documentos com base em atributos específicos, como título, categoria, número de referência ou qualquer outro campo de metadados definido pela organização.
Pesquisa rápida e precisa: Ao recorrer a metadados, a pesquisa torna-se mais rápida e precisa, pois limita-se a campos específicos que descrevem o documento.
- Personalização de metadados: As organizações podem definir campos de metadados personalizados para responder às suas necessidades específicas, melhorando a eficácia da pesquisa.
Pesquisa booleana
A pesquisa booleana é uma técnica avançada que utiliza operadores lógicos como AND, OR e NOT para combinar termos de pesquisa e refinar os resultados. Por isso, esta funcionalidade é útil para utilizadores que precisam de realizar pesquisas complexas.
Combinação de termos: Permite combinar vários termos de pesquisa para obter resultados mais precisos. Por exemplo, pesquisar por “contrato AND cliente” devolve apenas documentos que contenham ambos os termos.
- Exclusão de termos: O operador NOT permite excluir resultados que contenham determinados termos, ajudando a filtrar informação irrelevante.
Pesquisa por conteúdo relacionado
Além disso, algumas plataformas de gestão documental oferecem funcionalidades de pesquisa por conteúdo relacionado, que sugerem documentos com base no conteúdo de outros documentos ou na atividade do utilizador.
Sugestões inteligentes: A plataforma pode sugerir documentos relacionados com o que o utilizador está a procurar, de acordo com padrões de pesquisa anteriores ou com o conteúdo visualizado recentemente.
- Contextualização da pesquisa: Ajuda os utilizadores a descobrir documentos relevantes que talvez não tivessem considerado inicialmente.
Pesquisa visual
A pesquisa visual permite que os utilizadores localizem documentos através de uma visualização gráfica ou com base em características visuais, como gráficos, diagramas ou até mesmo logótipos.
Reconhecimento de imagens: Algumas plataformas avançadas oferecem tecnologia de reconhecimento de imagens, permitindo que os utilizadores realizem pesquisas com base em elementos visuais contidos nos documentos.
- Setores de aplicação: Esta funcionalidade é particularmente útil em setores em que os documentos contêm uma grande quantidade de gráficos ou elementos visuais, como design e publicidade.
Pesquisa por reconhecimento de fala e OCR
A pesquisa por reconhecimento de fala e OCR (Reconhecimento Ótico de Caracteres) permite que os utilizadores pesquisem em conteúdo extraído de áudio, vídeo ou documentos digitalizados.
Pesquisa em documentos digitalizados: O OCR converte texto em imagens digitalizadas em texto pesquisável, permitindo que os utilizadores façam pesquisas em documentos que não estavam originalmente em formato digital.
Transcrições de áudio e vídeo: A funcionalidade de reconhecimento de fala permite que os utilizadores pesquisem palavras ou expressões específicas em transcrições de gravações de áudio ou vídeo.
Benefícios da implementação de funcionalidades de pesquisa avançadas
Implementar funcionalidades de pesquisa avançadas em plataformas de gestão documental oferece vários benefícios significativos para as organizações.
Aumento da produtividade
Com funcionalidades de pesquisa eficazes, os colaboradores podem localizar rapidamente a informação de que precisam, poupando tempo e aumentando a produtividade.
Redução do tempo de pesquisa: Menos tempo gasto a procurar documentos significa mais tempo disponível para realizar tarefas produtivas.
- Trabalho mais eficiente: Por conseguinte, os colaboradores trabalham de forma mais eficiente, com acesso rápido a informação crítica.
Melhor tomada de decisões
O acesso rápido a documentos relevantes permite que as equipas tomem decisões informadas e oportunas.
Decisões baseadas em dados: Com informação precisa e disponível, as organizações podem tomar decisões estratégicas baseadas em dados atualizados.
- Redução de erros: A capacidade de encontrar a versão mais recente e precisa de um documento reduz a possibilidade de erros que poderiam afetar a tomada de decisões.
Melhoria da colaboração
Por fim, as funcionalidades de pesquisa avançadas facilitam a colaboração entre equipas, permitindo que os membros acedam facilmente aos documentos necessários para o seu trabalho conjunto.
Acesso partilhado: Vários utilizadores podem localizar e trabalhar no mesmo documento, promovendo um ambiente de trabalho colaborativo.
- Coordenação simplificada: As equipas distribuídas podem coordenar-se melhor, uma vez que têm acesso rápido a documentos partilhados.
Pesquisa e permissões
Uma boa pesquisa respeita sempre as permissões de acesso: cada utilizador só deve ver nos resultados os documentos a que tem acesso, incluindo nos excertos de texto apresentados. Caso contrário, a pesquisa pode revelar informação confidencial, como nomes ou valores contidos em documentos restritos. Por isso, ao avaliar uma plataforma, convém testar a pesquisa com utilizadores de perfis diferentes.
Pesquisa semântica e inteligência artificial
As plataformas mais recentes acrescentam pesquisa semântica, que encontra documentos pelo significado e não apenas pelas palavras exatas. Por exemplo, uma pesquisa por «seguro de acidentes» pode devolver apólices que usam a expressão «acidentes de trabalho». Além disso, alguns sistemas respondem a perguntas em linguagem natural e indicam os documentos de origem. Contudo, a qualidade dos resultados depende da qualidade do OCR e dos metadados, e as respostas geradas devem ser sempre confirmadas no documento original.
Exemplo prático: Encontrar apólices a caducar
Suponha-se que o responsável de segurança precisa de saber que prestadores têm a apólice de acidentes de trabalho a caducar no próximo mês. Sem metadados, teria de abrir dezenas de documentos. Em contrapartida, com metadados de tipo de documento e data de validade, basta aplicar dois filtros. Assim, obtém a lista em segundos e envia os pedidos de renovação no mesmo dia.
Lista de verificação para uma pesquisa eficaz
- OCR aplicado a todos os documentos digitalizados.
- Metadados obrigatórios definidos por tipo de documento.
- Resultados filtrados pelas permissões do utilizador.
- Filtros por data, tipo, entidade e estado.
- Pesquisas frequentes guardadas para reutilização.
Para aprofundar, veja também a importância dos metadados num plano de gestão documental.
Perguntas frequentes
Porque é que a pesquisa não encontra um documento digitalizado?
Provavelmente, o documento não tem OCR ou a digitalização tem má qualidade. Nesse caso, convém voltar a digitalizar com melhor resolução e aplicar o reconhecimento de texto.
Conclusão
Em suma, as funcionalidades de pesquisa em plataformas de gestão documental são fundamentais para a eficiência organizacional. Permitem às organizações gerir grandes volumes de documentos e aceder-lhes de forma rápida e precisa, poupando tempo, melhorando a produtividade e facilitando a tomada de decisões. À medida que as necessidades empresariais continuam a evoluir, a implementação de funcionalidades de pesquisa avançadas torna-se cada vez mais crucial para garantir que a informação está sempre acessível, organizada e pronta para ser utilizada.
Para conhecer as normas internacionais de gestão da informação e documentação, consulte o site da Organização Internacional de Normalização (ISO).