A adoção de plataformas digitais para a gestão de documentação tornou-se essencial para empresas que operam em contextos exigentes, regulados e com elevados níveis de responsabilidade. No entanto, a tecnologia por si só não garante conformidade nem eficiência. O verdadeiro diferencial está na formação dos utilizadores que diariamente interagem com estas plataformas.
Porque é que a formação é indispensável?
As plataformas de gestão documental são ferramentas robustas, com regras próprias, fluxos de validação, estados documentais e critérios de conformidade específicos. Quando os utilizadores não dominam estas funcionalidades, surgem problemas recorrentes: carregamento incorreto de documentos, erros de classificação, incumprimentos repetidos, atrasos nos processos e aumento do risco operacional.
A formação adequada permite que os utilizadores:
compreendam claramente os requisitos documentais aplicáveis;
saibam interpretar rejeições e não conformidades;
utilizem corretamente as funcionalidades da plataforma;
reduzam retrabalho, atrasos e dependência excessiva de suporte técnico.
Formação ajustada aos diferentes perfis de utilizador
Nem todos os utilizadores têm o mesmo nível de responsabilidade ou interação com a plataforma. Por isso, a formação deve ser estruturada por níveis, adaptando-se às funções de cada perfil:
Utilizadores básicos, responsáveis pelo carregamento e atualização documental;
Utilizadores intermédios, com funções de acompanhamento e controlo;
Utilizadores avançados ou administradores, responsáveis pela parametrização, gestão de fluxos e monitorização da conformidade.
Esta abordagem garante que cada utilizador recebe apenas a informação relevante para o seu papel, tornando a formação mais eficaz e operacional.
Formação prática, orientada para a realidade do cliente
Uma formação verdadeiramente eficaz deve ser prática, aplicada e contextualizada. Trabalhar diretamente sobre a plataforma utilizada pelo cliente, com exemplos reais e documentação concreta, permite uma aprendizagem mais rápida e duradoura.
Sessões síncronas, personalizadas e orientadas para casos reais ajudam os utilizadores a ganhar autonomia, confiança e responsabilidade na gestão documental, reduzindo significativamente erros futuros.
Impacto direto na conformidade e no desempenho
Empresas que investem na formação contínua dos utilizadores das suas plataformas documentais beneficiam de:
maior taxa de aprovação documental à primeira submissão;
redução de rejeições e bloqueios operacionais;
melhoria dos tempos de resposta e de entrada em obra ou operação;
maior fiabilidade da informação disponível;
menor exposição a riscos legais, contratuais e de segurança.
A formação deixa assim de ser um custo e passa a ser um investimento estratégico na qualidade do processo e na sustentabilidade do negócio.
Formação contínua como boa prática
As plataformas evoluem, os requisitos legais alteram-se e as equipas mudam. Por isso, a formação não deve ser encarada como uma ação pontual, mas como um processo contínuo de atualização e capacitação.
Sessões regulares, reforços formativos e acompanhamento próximo garantem que os utilizadores mantêm elevados padrões de desempenho e que a organização continua alinhada com as melhores práticas de gestão documental.