A gestão eficiente de documentos é crucial para o sucesso das organizações. Com o aumento exponencial do volume de informação, torna-se imprescindível que as empresas adotem estratégias sólidas para gerir os seus documentos de forma eficaz. Nesse sentido, um elemento fundamental desta estratégia é o desenvolvimento de um plano de gestão documental antes da implementação de uma plataforma de gestão documental. Neste artigo, analisamos a importância deste plano, os benefícios associados e as etapas necessárias para a sua elaboração.
Definição de gestão documental
A gestão documental refere-se ao processo sistemático de controlo e supervisão de documentos em todas as suas formas, desde a criação até à eliminação. Este processo abrange a captura, a classificação, o armazenamento, a recuperação e a eliminação de documentos e assegura que a informação vital está disponível sempre que necessário.
A necessidade de gestão documental
No ambiente empresarial atual, o volume de informação gerado é imenso. Contudo, sem uma gestão adequada, documentos importantes podem perder-se, ser mal geridos ou acedidos de forma indevida. Uma gestão documental eficaz ajuda, por isso, a evitar estes problemas, porque proporciona uma estrutura clara para a gestão da informação.
A plataforma de gestão documental
O que é uma plataforma de gestão documental
Uma plataforma de gestão documental é um sistema de software concebido para apoiar a organização, o armazenamento e a recuperação de documentos digitais. Além disso, estas plataformas oferecem funcionalidades como indexação, pesquisa, controlo de versões e acesso seguro, o que facilita a gestão eficiente de documentos digitais.
Benefícios da implementação de uma plataforma de gestão documental
A implementação de uma plataforma de gestão documental traz vários benefícios, incluindo:
Melhoria da eficiência operacional: Automatização de processos manuais, como a classificação e indexação de documentos.
Acesso rápido e fácil: Facilitação da localização e recuperação de documentos, poupando tempo e esforço.
Segurança e conformidade: Garantia de que os documentos são armazenados e geridos de acordo com as normas de segurança e os requisitos legais.
Redução de custos: Diminuição do uso de papel e da necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos.
A importância do plano de gestão documental
O papel do plano de gestão documental
Um plano de gestão documental serve como um guia estratégico que define como uma organização gere os seus documentos. Além disso, estabelece diretrizes e procedimentos claros para garantir que a criação, a organização, a utilização, a preservação e a eliminação de documentos decorrem de forma eficiente e em conformidade com a regulamentação aplicável.
Benefícios do desenvolvimento de um plano de gestão documental
O desenvolvimento de um plano de gestão documental antes da implementação de uma plataforma de gestão documental oferece inúmeros benefícios, tais como:
Direcionamento claro: Define uma visão e objetivos claros para a gestão documental, o que facilita a afetação de recursos e esforços.
Mitigação de riscos: Identificação e gestão de riscos associados à perda de documentos, ao acesso não autorizado e ao incumprimento regulamentar.
Alinhamento organizacional: Garantia de que todas as partes interessadas estão alinhadas com as políticas e procedimentos de gestão documental.
Base para formação e sensibilização: Facilitação da formação dos colaboradores, assegurando que todos estão cientes e seguem as práticas recomendadas.
Desenvolvimento do plano de gestão documental
Etapas para o desenvolvimento do plano
Desenvolver um plano de gestão documental eficaz envolve várias etapas cruciais:
Definição de objetivos e âmbito: O primeiro passo é definir claramente os objetivos da gestão documental e o âmbito do plano. Isto inclui identificar, por exemplo, os tipos de documentos a gerir e os departamentos ou áreas da organização envolvidos.
Análise de requisitos: Realizar uma análise detalhada dos requisitos da organização em termos de gestão documental. Ou seja, importa identificar as necessidades de armazenamento, acesso, segurança e conformidade.
Desenvolvimento de políticas e procedimentos: Estabelecer políticas e procedimentos claros para a gestão de documentos. Estas devem incluir diretrizes para a criação, classificação, armazenamento, acesso, preservação e eliminação de documentos.
Definição de papéis e responsabilidades: Clarificar os papéis e responsabilidades de todos os envolvidos na gestão documental. Dessa forma, todos conhecem as suas funções específicas e sabem a quem recorrer em caso de dúvidas ou problemas.
Seleção de ferramentas e tecnologias: Selecionar as ferramentas e tecnologias mais adequadas para suportar o plano de gestão documental. Isto pode incluir, por exemplo, a escolha da plataforma de gestão documental a implementar.
Formação e sensibilização: Desenvolver programas de formação para garantir que todos os colaboradores compreendem e seguem as políticas e procedimentos estabelecidos no plano de gestão documental.
Implementação e monitorização
Uma vez desenvolvido o plano de gestão documental, a etapa seguinte é a sua implementação. Esta envolve a configuração da plataforma de gestão documental de acordo com as diretrizes do plano, bem como a formação dos colaboradores. Por fim, após a implementação, é essencial monitorizar continuamente a eficácia do plano e fazer ajustes conforme necessário.
Considerações finais
A importância do planeamento
O planeamento adequado garante que todos os aspetos da gestão documental são considerados e tratados, o que resulta numa implementação bem-sucedida e eficiente.
Benefícios a longo prazo
Além dos benefícios imediatos, um plano de gestão documental bem desenvolvido oferece vantagens a longo prazo, incluindo:
Sustentabilidade: As práticas de gestão documental são sustentáveis e adaptáveis a mudanças futuras.
Redução de riscos: A mitigação dos riscos associados à perda de documentos e ao incumprimento.
Melhoria contínua: Uma estrutura para a avaliação e a melhoria contínua da gestão documental.
Recomendação final
Para qualquer organização que esteja a considerar a implementação de uma plataforma de gestão documental, o desenvolvimento de um plano de gestão documental deve ser visto como um passo essencial. Este plano não só facilita a implementação da plataforma, mas também garante que a organização está preparada para gerir os seus documentos de forma eficaz e em conformidade com os regulamentos aplicáveis.
Estrutura recomendada de um plano de gestão documental
Um plano de gestão documental não precisa de ser extenso, mas deve responder a perguntas concretas. A tabela seguinte resume as secções mais úteis:
| Secção | Conteúdo |
|---|---|
| Objetivos e âmbito | Que problemas o plano resolve e que documentos abrange |
| Classificação | Tipos de documentos, códigos e metadados obrigatórios |
| Responsabilidades | Quem cria, aprova, valida, consulta e elimina |
| Conservação | Prazos por tipo de documento e destino final |
| Segurança | Perfis de acesso, proteção de dados pessoais e backups |
| Ferramentas | Plataforma escolhida, integrações e formatos aceites |
| Revisão | Indicadores, auditorias e periodicidade de atualização |
A norma ISO 15489 sobre gestão de documentos de arquivo pode servir de referência para estruturar estas secções. Assim, o plano segue princípios reconhecidos internacionalmente.
Exemplo prático: Planear antes de escolher a plataforma
Imagine uma empresa que quer digitalizar a gestão dos documentos dos seus prestadores. Inicialmente, a direção pretende escolher de imediato uma plataforma. Contudo, a equipa de segurança propõe começar por um plano de gestão documental.
Durante duas semanas, a equipa lista os tipos de documentos exigidos, define quem os valida e fixa os prazos de conservação. Em seguida, usa este plano como caderno de requisitos para comparar fornecedores. Como resultado, escolhe uma plataforma adequada e a configuração demora muito menos tempo, porque as regras já estão definidas.
Erros comuns ao preparar o plano
O erro mais frequente é escrever um plano teórico, sem ligação aos documentos que a organização realmente usa. Outro erro é preparar o plano apenas com a equipa de informática, esquecendo as áreas que criam e validam os documentos. Também é comum não definir prazos de conservação, o que leva a guardar tudo indefinidamente ou a eliminar documentos cedo demais. Por fim, muitos planos não indicam quem é responsável pela sua atualização. Assim, rapidamente ficam desatualizados e deixam de orientar o trabalho diário.
Indicadores para acompanhar o plano
Depois de aprovado, o plano deve ser acompanhado com alguns indicadores simples. Entre eles contam-se, por exemplo, a percentagem de documentos classificados corretamente, o número de documentos expirados sem renovação e o tempo médio para encontrar um documento. Além disso, os resultados das auditorias internas mostram se as regras estão a ser cumpridas. Dessa forma, a organização sabe se o plano está a funcionar e onde precisa de o ajustar.
Perguntas frequentes
Quanto tempo demora a preparar um plano de gestão documental?
Numa organização de média dimensão, algumas semanas costumam ser suficientes. O mais importante é envolver as áreas que produzem e usam os documentos.
O plano deve ser revisto depois da implementação?
Sim. Recomenda-se uma revisão anual e sempre que mudam os processos, a legislação ou a plataforma utilizada.
Quem deve aprovar o plano de gestão documental?
A direção, depois de ouvidas as áreas envolvidas. Assim, o plano ganha autoridade e torna-se uma referência para todos.
Conclusão
O desenvolvimento de um plano de gestão documental antes da implementação de uma plataforma de gestão documental é fundamental para garantir a eficiência, a segurança e a conformidade na gestão de documentos. Além disso, este plano fornece uma estrutura clara para a criação, a organização, a utilização, a preservação e a eliminação de documentos, o que resulta em processos mais eficientes e em menos riscos para a organização. Assim, ao investir tempo e recursos no desenvolvimento de um plano de gestão documental, as organizações podem colher benefícios significativos a curto e longo prazo, assegurando uma gestão documental robusta e eficaz.
Leia também: Principais componentes de um plano de gestão documental e Integração das plataformas digitais no plano de gestão documental. Para normas internacionais de gestão de documentos e arquivos, como a ISO 15489, consulte a ISO.