A gestão eficiente de documentos é crucial para o sucesso das organizações. Com o aumento exponencial de informações, torna-se imprescindível que as empresas adotem estratégias sólidas para gerirem os seus documentos de forma eficaz. Um elemento fundamental desta estratégia é o desenvolvimento de um plano de gestão documental antes da implementação de uma plataforma de gestão documental. Neste artigo exploramos a importância deste plano de gestão documental, os benefícios associados e as etapas necessárias para a sua elaboração.
Definição de gestão documental
A gestão documental refere-se ao processo sistemático de controlo e supervisão de documentos em todas as suas formas, desde a criação até à eliminação. Este processo abrange a captura, classificação, armazenamento, recuperação e eliminação de documentos, assegurando que as informações vitais estão disponíveis quando necessário.
A necessidade de gestão documental
No ambiente empresarial atual, a quantidade de informações geradas é imensa. Sem uma gestão adequada, documentos importantes podem perder-se, ser mal geridos ou acedidos de forma inadequada. Uma gestão documental eficaz ajuda a evitar estes problemas, proporcionando uma estrutura clara para a gestão de informações.
A plataforma de gestão documental
O que é uma plataforma de gestão documental
Uma plataforma de gestão documental é um sistema de software projetado para ajudar na organização, armazenamento e recuperação de documentos digitais. Estas plataformas oferecem funcionalidades como indexação, pesquisa, controlo de versão e acesso seguro, facilitando a gestão eficiente de documentos digitais.
Benefícios da implementação de uma plataforma de gestão documental
A implementação de uma plataforma de gestão documental traz vários benefícios, incluindo:
Melhoria da eficiência operacional: Automatização de processos manuais, como a classificação e indexação de documentos.
Acesso rápido e fácil: Facilitação da localização e recuperação de documentos, poupando tempo e esforço.
Segurança e conformidade: Garantia de que os documentos são armazenados e geridos de acordo com as normas de segurança e regulamentos legais.
Redução de custos: Diminuição do uso de papel e da necessidade de espaço físico para armazenamento de documentos.
A importância do plano de gestão documental
O papel do plano de gestão documental
Um plano de gestão documental serve como um guia estratégico que define como uma organização gere os seus documentos. Estabelece diretrizes e procedimentos claros para garantir que a criação, organização, uso, preservação e eliminação de documentos são realizados de forma eficiente e em conformidade com as regulamentações aplicáveis.
Benefícios do desenvolvimento de um plano de gestão documental
O desenvolvimento de um plano de gestão documental antes da implementação de uma plataforma de gestão documental oferece inúmeros benefícios, tais como:
Direcionamento claro: Estabelece uma visão clara e objetivos para a gestão documental, facilitando a alocação de recursos e esforços.
Mitigação de riscos: Identificação e gestão de riscos associados à perda de documentos, acesso não autorizado e não conformidade com regulamentos.
Alinhamento organizacional: Garantia de que todas as partes interessadas estão alinhadas com as políticas e procedimentos de gestão documental.
Base para formação e sensibilização: Facilitação da formação dos colaboradores, assegurando que todos estão cientes e seguem as práticas recomendadas.
Desenvolvimento do plano de gestão documental
Etapas para o desenvolvimento do plano
Desenvolver um plano de gestão documental eficaz envolve várias etapas cruciais:
Definição de objetivos e âmbito: O primeiro passo é definir claramente os objetivos da gestão documental e o âmbito do plano. Isto inclui identificar quais tipos de documentos que serão geridos e quais departamentos ou áreas da organização estarão envolvidos.
Análise de requisitos: Realizar uma análise detalhada dos requisitos da organização em termos de gestão documental. Isto envolve a identificação das necessidades de armazenamento, acesso, segurança e conformidade.
Desenvolvimento de políticas e procedimentos: Estabelecer políticas e procedimentos claros para a gestão de documentos. Isto inclui diretrizes para a criação, classificação, armazenamento, acesso, preservação e eliminação de documentos.
Definição de papéis e responsabilidades: Clarificar os papéis e responsabilidades de todos os envolvidos na gestão documental. Isto assegura que todos saibam as suas funções específicas e a quem recorrer em caso de dúvidas ou problemas.
Seleção de ferramentas e tecnologias: Selecionar as ferramentas e tecnologias mais adequadas para suportar o plano de gestão documental. Isto pode incluir a escolha da plataforma de gestão documental a ser implementada.
Formação e sensibilização: Desenvolver programas de formação para garantir que todos os colaboradores compreendem e seguem as políticas e procedimentos estabelecidos no plano de gestão documental.
Implementação e monitorização
Uma vez desenvolvido o plano de gestão documental, a etapa seguinte é a sua implementação. Isto envolve a configuração da plataforma de gestão documental de acordo com as diretrizes do plano, bem como a formação dos colaboradores. Após a implementação, é essencial monitorizar continuamente a eficácia do plano e fazer ajustes conforme necessário.
Considerações finais
A importância do planeamento
O planeamento adequado garante que todos os aspetos da gestão documental sejam considerados e abordados, resultando numa implementação bem-sucedida e eficiente.
Benefícios a longo prazo
Além dos benefícios imediatos, um plano de gestão documental bem desenvolvido oferece vantagens a longo prazo, incluindo:
Sustentabilidade: As práticas de gestão documental são sustentáveis e adaptáveis a mudanças futuras.
Redução de riscos: A mitigação de riscos associados à perda de documentos e não conformidade.
Melhoria contínua: A estrutura para avaliação e melhoria contínua da gestão documental.
Recomendação final
Para qualquer organização que esteja a considerar a implementação de uma plataforma de gestão documental, o desenvolvimento de um plano de gestão documental deve ser visto como um passo essencial. Este plano não só facilita a implementação da plataforma, mas também garante que a organização está preparada para gerir os seus documentos de forma eficaz e em conformidade com os regulamentos aplicáveis.
Conclusão
O desenvolvimento de um plano de gestão documental antes da implementação de uma plataforma de gestão documental é fundamental para garantir a eficiência, segurança e conformidade na gestão de documentos. Este plano fornece uma estrutura clara para a criação, organização, uso, preservação e eliminação de documentos, resultando em processos mais eficientes e menos riscos para a organização. Ao investir tempo e recursos no desenvolvimento de um plano de gestão documental, as organizações podem colher benefícios significativos a curto e longo prazo, assegurando uma gestão documental robusta e eficaz.
