Num cenário empresarial onde a conformidade legal, a organização documental e a eficiência dos processos são fatores cada vez mais exigentes, muitas empresas optam por plataformas digitais de terceiros para gerir a documentação dos seus prestadores de serviços. No entanto, integrar essas plataformas no dia a dia da organização, garantir o seu funcionamento eficiente e tirar o máximo partido das suas funcionalidades exige experiência, conhecimento técnico e tempo — algo que nem sempre está disponível internamente.
É neste contexto que se destaca o valor de contratar uma empresa especializada em gestão documental em plataformas de terceiros.
1. Conhecimento técnico das plataformas
Empresas especializadas trabalham diariamente com plataformas como eGestiona, EcoGestor, Cegedim, entre outras. Isso significa que:
Conhecem profundamente as funcionalidades, limitações e melhores práticas de cada plataforma.
Sabem como configurar, parametrizar e automatizar fluxos de trabalho.
Estão atualizadas sobre atualizações, bugs e mudanças nas regras das plataformas.
➡️ Resultado: uma implementação mais rápida, eficaz e sem tentativas/erros por desconhecimento da ferramenta.
2. Redução de carga administrativa interna
Delegar a gestão documental a especialistas permite às empresas:
Libertar as suas equipas internas para tarefas estratégicas.
Evitar a sobrecarga dos departamentos de QHSE, compras ou recursos humanos.
Garantir que a documentação é validada, carregada e atualizada sem falhas.
➡️ Resultado: menos stress interno, mais produtividade.
3. Apoio direto aos prestadores de serviços
Uma empresa especializada não só gere a plataforma, como apoia diretamente os prestadores no carregamento correto dos documentos, na resposta a rejeições e na adaptação aos requisitos específicos da empresa contratante.
Suporte técnico multilingue (PT/ES/EN).
Formação contínua aos prestadores.
Redução de erros e documentos fora de prazo.
➡️ Resultado: menos não conformidades e menos interrupções de acesso em obra.
4. Gestão proativa de rejeições e alertas
Empresas experientes monitorizam as plataformas ativamente e intervêm antes que pequenos erros se transformem em problemas graves.
Acompanhamento diário das rejeições.
Reenvio de notificações aos prestadores.
Resolução rápida de pendências antes de inspeções ou auditorias.
➡️ Resultado: conformidade contínua e prevenção de falhas.
5. Integração entre plataformas e automatismos
Muitas empresas utilizam várias plataformas exigidas por diferentes clientes. Empresas especializadas conseguem:
Estabelecer sincronizações automáticas entre plataformas (sem duplicação de uploads).
Automatizar notificações e fluxos de aprovação.
Trabalhar com APIs, sistemas internos e hardware de controlo de acessos.
➡️ Resultado: redução de redundância e erro humano; maior eficiência.
6. Adaptação às exigências de diferentes clientes
Empresas com vários clientes B2B sabem o quão diferentes são os requisitos documentais entre eles. Uma empresa especializada sabe adaptar-se:
Configura fluxos de aprovação distintos conforme as exigências de cada cliente final.
Garante que os mesmos documentos são usados corretamente para clientes diferentes.
Sabe navegar pelas diferenças entre plataformas, datas de validade, tipos de documentos e nomenclaturas.
➡️ Resultado: uma gestão centralizada, mas adaptada a cada contexto.
7. Apoio em auditorias, inspeções e certificações
Quando chegam as auditorias, é fundamental garantir que:
Toda a documentação está acessível, atualizada e validada.
O histórico de alterações e substituições está intacto.
Existem relatórios de conformidade prontos a apresentar.
Uma empresa especializada prepara esses dossiês com rapidez e rigor.
➡️ Resultado: tranquilidade nas auditorias e certificações (ex: ISO 45001, ISO 14001).
8. Formação contínua e personalizada
Especialistas em gestão documental oferecem formações personalizadas, não genéricas, ajustadas à plataforma da empresa e ao perfil dos utilizadores:
Formação técnica para administradores.
Sessões práticas com exemplos reais.
Apoio em português, espanhol e inglês.
➡️ Resultado: utilizadores mais autónomos e erros operacionais reduzidos.
9. Menor risco de falhas legais e operacionais
Ao confiar numa empresa especializada, a organização reduz significativamente o risco de:
Perder documentos essenciais.
Ter prestadores sem documentação válida.
Sofrer paragens por falta de conformidade documental.
➡️ Resultado: segurança jurídica, conformidade contínua e maior reputação junto dos clientes.
10. Custo-benefício comprovado
Apesar de implicar um custo mensal, trabalhar com uma empresa especializada evita custos maiores com:
Multas por incumprimento.
Perda de contratos ou acesso a obra.
Horas improdutivas a tentar gerir plataformas pouco intuitivas.
➡️ Resultado: um investimento com retorno direto em tempo, qualidade e segurança.
Conclusão
A gestão de documentos em plataformas digitais deixou de ser uma tarefa simples. Com regras complexas, requisitos distintos por cliente, e penalizações por incumprimento, é cada vez mais necessário trabalhar com quem sabe o que está a fazer.
Contratar uma empresa especializada em gestão documental em plataformas de terceiros é mais do que uma comodidade — é uma garantia de conformidade, eficiência e tranquilidade.
Se a sua empresa gere documentação de prestadores de serviços e quer garantir qualidade, consistência e controlo, o apoio de uma equipa experiente e dedicada pode ser a diferença entre o sucesso operacional e o caos documental.
