Ao longo dos anos, fui percebendo que uma das decisões mais difíceis numa organização não é escolher tecnologia. É escolher uma plataforma evolutiva, que continue a fazer sentido quando a organização mudar.
Porque vai mudar.
Os processos evoluem.
As equipas crescem.
Os requisitos aumentam.
Surgem novas geografias.
Novos sistemas precisam de ser integrados.
Além disso, aparecem necessidades que hoje ainda nem conseguimos antecipar.
Por isso, quando avaliamos uma plataforma de Gestão Documental, não devemos perguntar apenas:
“Tem as funcionalidades de que precisamos hoje?”
Devemos perguntar também:
“Vai conseguir acompanhar a organização daqui a três, cinco ou mais anos?”
Porque escolher uma plataforma evolutiva
Assim, para mim, essa capacidade de evolução tornou-se um critério essencial.
Uma plataforma evolutiva, preparada para o futuro, deve permitir adaptar processos, configurar workflows, integrar outros sistemas, trabalhar com diferentes idiomas, incorporar novas capacidades de Inteligência Artificial e acompanhar a evolução da operação sem transformar cada mudança num novo projeto de desenvolvimento.
Uma característica estrutural da tecnologia
A capacidade de evoluir não é uma funcionalidade. É uma característica estrutural da tecnologia.
E é também uma forma de reduzir dependências futuras.
Menos reconstruções, menos sistemas paralelos e menos retrabalho.
Desta forma, ganha-se mais autonomia e mais capacidade de adaptação.
Na verdade, a tecnologia que hoje parece suficiente pode amanhã tornar-se uma limitação.
Por isso, acredito cada vez mais que escolher uma plataforma não é apenas escolher aquilo que ela faz hoje.
Ou seja, é escolher aquilo que ela nos permitirá fazer amanhã.
Leia também: Seleção de uma plataforma de gestão documental e Definição prévia de requisitos documentais.
Para acompanhar a evolução da Inteligência Artificial na Europa, consulte a estratégia digital da Comissão Europeia.