Durante muitos anos, as organizações foram digitalizando os seus processos através da implementação sucessiva de diferentes sistemas.
Um ERP para a gestão empresarial. Uma plataforma para recursos humanos. Outra para HSE. Soluções específicas para manutenção, Business Intelligence, gestão operacional ou Gestão Documental.
Individualmente, cada sistema pode responder bem à função para a qual foi implementado.
O problema surge quando estas plataformas não comunicam entre si.
A informação fica distribuída por diferentes aplicações, os mesmos dados são introduzidos várias vezes, os utilizadores precisam de alternar entre sistemas e muitos processos continuam dependentes de transferências manuais de informação.
Uma nova geração de Gestão Documental deve seguir uma lógica diferente.
Deve estar preparada para fazer parte do ecossistema tecnológico da organização.
A Gestão Documental não deve ser uma ilha
Um documento raramente existe de forma isolada.
Pode estar associado a um fornecedor, trabalhador, equipamento, projeto, contrato, requisito HSE, inspeção, processo de homologação ou qualquer outra realidade operacional.
Por isso, a informação documental ganha muito mais valor quando consegue comunicar com os restantes processos da organização.
Imagine, por exemplo, que determinados dados extraídos de um documento podem ser utilizados automaticamente noutro sistema, alimentar um indicador ou desencadear uma etapa de um processo.
É precisamente aqui que APIs, integrações e interoperabilidade assumem um papel essencial.
O que são APIs?
Uma API — Application Programming Interface — funciona como uma interface que permite a comunicação estruturada entre diferentes sistemas.
Na prática, cria mecanismos através dos quais uma aplicação pode disponibilizar ou receber informação de outra.
Numa plataforma de Gestão Documental, as APIs podem facilitar a ligação a outras aplicações utilizadas pela organização, reduzindo a necessidade de processos manuais de transferência de informação.
O que significa integrar sistemas?
Uma integração permite que duas ou mais aplicações troquem informação no contexto de um processo.
Em vez de introduzir o mesmo dado em diferentes plataformas, a informação pode circular entre sistemas de forma estruturada.
Isto pode permitir, por exemplo:
✓ Ligar informação documental a sistemas empresariais
✓ Atualizar dados utilizados noutros processos
✓ Alimentar relatórios e indicadores
✓ Reduzir duplicação de informação
✓ Automatizar etapas entre diferentes plataformas
✓ Melhorar a rastreabilidade dos processos
O objetivo não é substituir necessariamente os sistemas que a empresa já utiliza.
É permitir que trabalhem melhor em conjunto.
Integração e interoperabilidade não são exatamente a mesma coisa
Integrar sistemas é importante.
Mas a interoperabilidade representa um passo adicional.
Não basta que duas aplicações consigam trocar informação. É necessário que essa informação possa ser compreendida e utilizada de forma coerente pelos diferentes sistemas e processos.
É esta capacidade que permite construir ecossistemas digitais mais integrados e reduzir a fragmentação tecnológica dentro das organizações.
Do documento ao processo
A evolução da Gestão Documental está precisamente nesta mudança de lógica.
O documento deixa de terminar dentro da plataforma documental.
A informação pode passar a alimentar:
✓ Bases de dados
✓ Workflows
✓ Relatórios
✓ Dashboards
✓ Processos de validação
✓ Sistemas HSE
✓ Mecanismos de controlo e decisão
Desta forma, a Gestão Documental deixa de ser apenas um repositório e passa a participar ativamente no sistema de informação da organização.
Particularmente relevante em HSE e SST
Nas áreas HSE e SST, esta capacidade de integração assume uma importância particular.
Documentação de trabalhadores, empresas, equipamentos, substâncias, requisitos, homologações, inspeções, auditorias ou não conformidades pode estar relacionada com diferentes sistemas e processos operacionais.
Quando esta informação permanece isolada, aumentam a duplicação, os processos paralelos e a dificuldade de obter uma visão integrada.
Quando os sistemas comunicam, torna-se possível aproximar a informação documental daquilo que realmente acontece no terreno.
A verdadeira transformação digital acontece quando conseguimos ligar processos
Digitalizar individualmente cada processo foi uma primeira fase da transformação digital.
A etapa seguinte passa por conseguir ligá-los.
Uma plataforma moderna de Gestão Documental deve, por isso, estar preparada para integrar o ecossistema tecnológico existente e para evoluir com ele.
Na AISP-GEDOC, em parceria com a Glartek, esta é uma das dimensões que consideramos fundamentais numa nova geração de Gestão Documental: uma plataforma configurável, integrada e interoperável, preparada para fazer circular informação entre documentos, sistemas e processos.
Porque uma plataforma verdadeiramente digital não deve funcionar isoladamente.
Deve fazer parte da organização.