A internacionalização das operações trouxe uma nova realidade para a Gestão Documental.
Empresas, fornecedores, trabalhadores e projetos podem estar distribuídos por diferentes países e trabalhar com documentação produzida em vários idiomas.
Certificados, contratos, licenças, comprovativos de formação, fichas técnicas, relatórios ou declarações podem chegar em português, espanhol, inglês, francês ou noutros idiomas por vezes dentro do mesmo projeto.
Quando a plataforma de Gestão Documental não está preparada para esta realidade, começam a surgir processos paralelos, traduções manuais, folhas de cálculo auxiliares e dificuldades na validação e rastreabilidade da informação.
Uma nova geração de Gestão Documental deve assumir a diversidade linguística como parte natural da operação.
A internacionalização não deve fragmentar a Gestão Documental
Quando uma organização entra num novo mercado, o processo documental não deve ter de ser reconstruído de raiz.
A plataforma deve conseguir acompanhar:
✓ Novas empresas
✓ Novos trabalhadores
✓ Diferentes requisitos legais e documentais
✓ Vários idiomas
✓ Novos projetos e geografias
✓ Diferentes fluxos de validação
O objetivo é manter uma lógica de gestão consistente, independentemente do país ou idioma em que a documentação é produzida.
Empresas e trabalhadores de diferentes geografias
Na gestão de prestadores de serviços, a diversidade internacional é particularmente frequente.
Uma empresa pode ter fornecedores portugueses, espanhóis, franceses ou de outras geografias a trabalhar simultaneamente no mesmo projeto.
Os respetivos trabalhadores podem apresentar documentação emitida por entidades diferentes e em idiomas distintos.
Uma plataforma multilingue permite centralizar essa informação e manter os processos de gestão, homologação e acompanhamento dentro do mesmo ambiente digital.
Inteligência Artificial e documentação multilingue
A Inteligência Artificial acrescenta uma nova dimensão a esta capacidade.
Para além de armazenar documentos em diferentes idiomas, pode apoiar a leitura, interpretação e extração de informação contida nesses documentos.
Datas, entidades, referências, estados, requisitos ou outros elementos podem ser identificados e estruturados para utilização nos processos da organização.
Isto reduz a dependência de leitura manual e facilita o tratamento de grandes volumes de documentação internacional.
Os workflows também têm de acompanhar
Ser multilingue não significa apenas traduzir menus.
Os processos também precisam de acompanhar a realidade internacional.
Requisitos, estados, responsabilidades, aprovações e validações podem variar por operação, cliente ou geografia.
Por isso, a combinação entre capacidade multilingue e configuração no-code torna-se particularmente relevante.
Permite adaptar workflows sem criar uma plataforma diferente para cada país ou projeto.
Uma capacidade especialmente importante em HSE e SST
Nas áreas HSE e SST, a documentação está diretamente ligada à operação.
Empresas, trabalhadores, equipamentos, substâncias, formações e requisitos podem estar sujeitos a diferentes exigências consoante o país ou o cliente.
Uma plataforma preparada para documentação internacional permite manter esta informação centralizada, estruturada e rastreável.
O objetivo não é eliminar as diferenças entre geografias.
É conseguir geri-las de forma consistente.
Diferentes idiomas. Uma única lógica de gestão.
Uma plataforma verdadeiramente preparada para operações internacionais deve permitir que a diversidade linguística faça parte do processo, sem criar barreiras adicionais à gestão.
Menos processos paralelos.
Menos fragmentação.
Mais controlo.
Mais consistência.
Mais capacidade para acompanhar o crescimento internacional da organização.
Na AISP-GEDOC, em parceria com a Glartek, esta capacidade multilingue faz parte da visão de uma nova geração de Gestão Documental preparada para empresas, trabalhadores e operações que já não conhecem fronteiras.
Porque os documentos podem estar em diferentes idiomas.
A informação continua a precisar de estar sob controlo.