Durante muitos anos, digitalizar documentos, organizá-los e conseguir encontrá-los rapidamente foi suficiente. Hoje, já não é.
As organizações precisam de sistemas capazes de compreender informação, apoiar decisões e automatizar processos.
É aqui que, na minha perspetiva, três pilares passam a ser determinantes na nova geração da Gestão Documental:
Inteligência Artificial
Para apoiar a leitura, classificação e análise dos documentos e transformar informação dispersa em dados utilizáveis.
Dados
Porque um documento não deve ser apenas um ficheiro arquivado. Deve ser uma fonte de informação estruturada, pesquisável e disponível para os processos da organização.
Automação
Para reduzir tarefas repetitivas, encaminhar informação, desencadear ações e permitir que as equipas se concentrem onde realmente acrescentam valor.
Mas há um princípio que considero essencial: a tecnologia deve adaptar-se às organizações e às pessoas e não obrigar as organizações a adaptarem-se à tecnologia.
É precisamente por isso que acredito que a próxima evolução da gestão documental com IA não será definida apenas pela capacidade tecnológica das plataformas.
Será definida pela autonomia que proporcionam às empresas para configurarem processos, evoluírem e responderem a novas necessidades sem criarem novas dependências.
IA, dados e automação são três pilares tecnológicos.
Mas o objetivo continua a ser profundamente humano: trabalhar melhor, decidir melhor e libertar as pessoas para tarefas onde o seu conhecimento realmente faz diferença.
É esta, para mim, a verdadeira razão para mudar.