Uma plataforma pode continuar a funcionar e, ainda assim, já não responder às necessidades da organização.
A tecnologia evoluiu.
Os processos tornaram-se mais exigentes.
As equipas precisam de mais autonomia.
E a informação já não pode ficar fechada dentro dos documentos.
Há alguns sinais que ajudam a perceber quando chegou o momento de repensar a Gestão Documental:
- Cada alteração exige desenvolvimento
Mudar um campo, um fluxo, uma regra ou uma permissão transforma-se num pedido técnico, com custos e tempos de espera.
- Os documentos continuam a exigir tratamento manual
A informação é lida, copiada e introduzida manualmente noutros sistemas, mesmo quando poderia ser extraída e estruturada com recurso a Inteligência Artificial.
- A plataforma funciona isolada dos restantes sistemas
A informação não circula facilmente entre Gestão Documental, ERP, plataformas HSE ou outras aplicações utilizadas pela organização.
- Cada processo exige uma ferramenta diferente
Documentação numa plataforma, inspeções noutra, não conformidades noutra e processos operacionais noutro sistema.
O resultado é informação dispersa e uma visão fragmentada da operação.
- A plataforma não acompanha a evolução da organização
Novos requisitos, geografias, idiomas ou processos tornam-se difíceis de incorporar sem projetos adicionais de desenvolvimento.
𝗨𝗺𝗮 𝗽𝗹𝗮𝘁𝗮𝗳𝗼𝗿𝗺𝗮 𝗺𝗼𝗱𝗲𝗿𝗻𝗮 𝗱𝗲 𝗚𝗲𝘀𝘁𝗮̃𝗼 𝗗𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗮𝗹 𝗱𝗲𝘃𝗲 𝗳𝗮𝘇𝗲𝗿 𝗺𝗮𝗶𝘀 𝗱𝗼 𝗾𝘂𝗲 𝗴𝘂𝗮𝗿𝗱𝗮𝗿 𝗱𝗼𝗰𝘂𝗺𝗲𝗻𝘁𝗼𝘀.
Deve ser configurável.
Integrada.
Interoperável.
Preparada para Inteligência Artificial.
E capaz de evoluir com a organização.
Porque continuar a utilizar uma plataforma antiga pode não significar apenas trabalhar com tecnologia desatualizada.
Pode significar manter processos, dependências e ineficiências que já não deveriam existir.
A sua plataforma acompanha a evolução da sua organização?