coordenação de atividades

A sua flexibilidade e robustez.

A sua flexibilidade permite que possa usar a aplicação em qualquer atividade económica e que possa adaptar à sua realidade.

A robustez assegura a disponibilidade e segurança dos seus dados.

A aplicação tem mais de 10 anos de desenvolvimento, é uma aplicação muito madura e com provas dadas a nível nacional e internacional.

Através da aplicação pode gerir a documentação de todos os prestadores de serviços e por níveis de subcontratação. Você começa por identificar a documentação que pretende gerir dos seus prestadores de serviços. Depois de identificada a documentação e parametrizado o módulo CAE o processo de gestão da documentação é muito simples.

Breve resumo do processo:

Você começa por identificar tipologia das empresas prestadoras de serviços intervenientes na sua atividade (por exemplo: empresas de jardinagem, limpeza, eletricidade, etc.) e a documentação associada à tipologia das empresas prestadoras de serviços (por exemplo: certificações, seguros, etc.). A partir deste momento já pode registar as empresas prestadoras de serviços na sua aplicação e associar a uma tipologia criada por si. Se à tipologia estiver associada documentação, uma certificação ou um seguro por exemplo, a empresa prestadora de serviço receberá uma notificação automática a solicitar a documentação associada à tipologia.

O segundo passo é a criação de categorias profissionais ou postos de trabalho na aplicação e a identificação da documentação associada à categoria profissional ou posto de trabalho.

Depois de criadas as categorias, as empresas prestadoras de serviços já podem registar os seus trabalhadores e associar às respetivas categorias profissionais. Quando os trabalhadores começam a ser associados na aplicação, as empresas recebem na sua caixa de correio as notificações com a lista da documentação que têm que carregar na aplicação.  

O carregamento da documentação por parte dos prestadores de serviços é feito a partir do seu acesso externo na aplicação e documento a documento. Depois de carregado o documento as empresas prestadoras de serviços aguardam a análise do gestor documental da aplicação.

Caso a documentação esteja toda em dia, o trabalhador é sinalizado na aplicação com um semáforo verde (indicação de autorização de acesso). Para os trabalhadores que tiverem a documentação em dia pode ser emitido o cartão de identificação com a indicação do nome do trabalhador, empresa para quem trabalha, categoria profissional e zonas de trabalho a que pode ter acesso.

O cartão pode também ser usado para leitura do estado da documentação com o suporte da nossa aplicação eMoviliza.

São as empresas externas registadas na aplicação quem tem a responsabilidade de carregar a documentação na aplicação.

O centro de trabalho é “a afetação” do prestador de serviço. Um centro de trabalho pode ser um/a:

– contrato, auto, …

– zona restrita de uma unidade fabril, uma unidade fabril, …

–  parque eólico, central solar, barragem, …

– cliente, parceiro, fornecedor, …

– embarcação, viatura, táxi, …

– hipermercado, hotel, restaurante, …

– torre eólica, torre de comunicações, …

A flexibilidade do módulo de CAE é tão grande que podem usar para qualquer sector de atividade económica.

Se tiver dúvidas relacionadas com a aplicabilidade do módulo, entre em contacto connosco porque nós podemos ajudar fazendo parametrizações modelo.

A plataforma envia notificações sempre que a documentação é rejeitada (por não cumprir os critérios documentais), está prestes a ficar fora da validade ou ficou fora da validade. As notificações são parametrizáveis  por isso é vocês quem decide que notificações pretende receber e qual a periodicidade.

As notificações são enviadas para o(s) email(s) registado(s) na aplicação.

Para carregamento da documentação basta arrastar o documento para o espaço correspondente e indicar (se necessário) a data de validade. Pode aproveitar para registar alguma observação mas não é obrigatório.

Todos os documentos carregados carecem de validação por parte do gestor documental. Após a análise do documento o gestor documental pode validar ou rejeitar. A validação ou rejeição é feita através da aplicação. Em caso de rejeição o responsável pelo carregamento recebe uma notificação por email com o motivo da rejeição.

Pode gerir todas as empresas do grupo na aplicação, para isso só necessita de fazer o registo das empresas do grupo e ativar. O registo de empresas do grupo tem um custo associado, no entanto o custo é muito inferior ao de uma licença da aplicação.  Se as empresas do grupo estão em países diferentes pode ativar (sem qualquer custo) a utilização de diferentes idiomas em simultâneo

A aplicação está programada para partilhar documentos por forma a evitar a sua duplicação. Ao atribuir a um trabalhador várias empresas do grupo os seus documentos não são duplicados. 

Através do módulo CAE pode enviar a documentação que quiser para as empresas externas registadas na aplicação. O envio pode ser feito:

– após o registo da empresa externa

– após a associação de uma empresa externa a uma tipologia

– após a associação de uma empresa externa a um centro de trabalho

(válido também para trabalhadores e equipamentos)

A aplicação tem quatro menus:

Interno: menu de acesso da empresa detentora da licença de utilização da aplicação para gestão e consulta geral da documentação. Consegue visualizar todas as empresas registadas na aplicação e tem acesso à informação e documentação.

– Externo: menu de acesso das empresas externas prestadoras de serviços para gestão e consulta da sua própria documentação e das empresas que subcontrata. Cada empresa externa só consegue gerir e visualizar a sua documentação ou de empresas subcontratadas por si. Não consegue saber quantas e quais as empresas registadas na aplicação.

– Supervisão: menu de acesso para consulta da documentação.

– Cliente: menu de acesso para consulta da documentação caso a empresa detentora da licença da aplicação pretenda partilhar a documentação com os seus clientes.

– Quando uma empresa externa e registada na aplicação e recebe dados de acesso só consegue aceder à sua área de acesso. A área de acesso é restrita e privada, somente a empresa externa tem acesso à informação e documentação.