O nosso serviço de homologação de empresas baseada em critérios documentais é um processo essencial para empresas que recorrem à subcontratação de prestadores de serviços especializados. Utilizando plataformas de gestão documental, este serviço visa garantir a homologação das empresas subcontratadas, trabalhadores, máquinas e ferramentas, assegurando o cumprimento dos requisitos legais e normativos nas áreas de qualidade, ambiente e segurança. Através da parametrização das plataformas, solicitamos a documentação adequada a cada empresa, categoria profissional e tipo de equipamento, facilitando o carregamento pelos prestadores de serviços. Todos os documentos são analisados por gestores documentais especializados, seguindo critérios de validação predefinidos. Oferecemos a opção de subscrição de gestores documentais dedicados, que trabalham exclusivamente para o cliente, ou gestores documentais partilhados, conforme as necessidades do projeto. Os gestores documentais também são responsáveis pela parametrização das plataformas, formação dos prestadores de serviços, suporte técnico e gestão das sincronizações entre plataformas, garantindo uma gestão eficiente e contínua dos processos de homologação.
Conformidade legal e regulamentar: Garante que os prestadores de serviços cumprem os requisitos legais e normativos, como segurança, qualidade e ambiente, antes de serem integrados nos projetos.
Centralização do processo: Todas as etapas do processo de homologação, desde a solicitação até a validação da documentação, são geridas numa única plataforma de gestão documental, proporcionando uma visão global do status de cada prestador.
Automatização e eficiência: A parametrização das plataformas permite a automatização de solicitações de documentos específicos, otimizando o tempo necessário para a análise e homologação.
Redução de riscos: Minimiza os riscos associados a contratar prestadores não conformes, assegurando que todos os prestadores têm a documentação validada de acordo com os requisitos do cliente.
Apoio técnico e formação: As empresas beneficiam de um analista dedicado ou partilhado, que oferece suporte contínuo e formação aos prestadores de serviços, garantindo uma utilização eficiente da plataforma.
Personalização: As plataformas são configuradas de acordo com as necessidades e critérios específicos de cada cliente, ajustando-se aos diferentes setores de atividade e projetos.
Transparência e monitorização: O sistema permite que os gestores acompanhem o progresso da homologação em tempo real, com notificações automáticas sobre o estado da documentação.
Escalabilidade: O serviço adapta-se ao volume de prestadores de serviços, permitindo que empresas com diferentes tamanhos e necessidades possam gerir um grande número de subcontratados de forma eficiente.
Segurança de dados: A documentação é armazenada e gerida em conformidade com o RGPD e outras normativas de segurança, garantindo a confidencialidade das informações.
Integração com outras soluções: A possibilidade de sincronização com outras plataformas de gestão documental e sistemas de controlo de acessos proporciona uma solução mais completa e integrada.
Análise rápida: As análises documentais são feitas em 24/48 horas, garantindo agilidade no processo.
Suporte em três idiomas: Os clientes e prestadores podem contar com atendimento em português, espanhol e inglês, facilitando a comunicação internacional.
Profissionais de alta performance: A equipa é composta por especialistas altamente capacitados e com vasta experiência em gestão documental, garantindo eficiência e precisão.
Canais de comunicação diretos: Há acesso direto aos analistas documentais via telefone e WhatsApp, proporcionando um atendimento rápido e eficiente.
Monitorização constante: O serviço é acompanhado através de questionários de avaliação, permitindo ajustes e melhorias contínuas com base no feedback dos clientes.
Serviço ininterrupto: Mesmo em caso de férias ou ausências, há substituição imediata do gestor documental, garantindo que o serviço não seja interrompido.
Gestão personalizada: Cada cliente pode contar com um analista dedicado para atender exclusivamente às suas necessidades, ou com analistas partilhados, conforme as necessidades do projeto.
Flexibilidade e personalização: A empresa adapta-se às necessidades específicas de cada cliente, desde a parametrização das plataformas até a integração de soluções de sincronização entre diferentes plataformas de gestão documental.
Cliente inicia um novo projeto e convida prestadores de serviços para se registarem na plataforma de gestão documental.
A plataforma de gestão documental solicita automaticamente a documentação necessária aos prestadores, de acordo com o tipo de empresa, trabalhador ou equipamento.
Os prestadores recebem notificações detalhadas com instruções sobre a documentação necessária (certificados, licenças, seguros, etc.).
Prestadores de serviços submetem os documentos solicitados diretamente na plataforma de gestão documental, em formato digital.
A submissão inclui documentos para empresas, trabalhadores, máquinas e ferramentas.
A equipa de gestores documentais (dedicada ou partilhada) analisa os documentos de acordo com os critérios estabelecidos pelo cliente (critérios legais, qualidade, segurança, etc.).
Durante a análise, o gestor documental verifica a conformidade com requisitos como certificações de segurança, licenças de operação e outros documentos críticos.
Se houver documentos incompletos ou incorretos, o prestador é notificado para corrigir e reenviar os ficheiros.
Caso a documentação não cumpra os critérios, a plataforma notifica os prestadores de serviços para corrigir ou atualizar os documentos.
A comunicação é realizada através da própria plataforma, e-mails ou, se subscrito, canais diretos como WhatsApp ou telefone com o gestor documental.
Quando todos os documentos são aprovados, o prestador de serviços é homologado e autorizado a iniciar as atividades no projeto.
A plataforma atualiza o estado do prestador e envia notificações automáticas de homologação tanto ao prestador quanto ao cliente.
Caso a empresa utilize sistemas de controlo de acessos físicos (barreiras, por exemplo), a plataforma conecta-se ao sistema, permitindo o acesso apenas aos trabalhadores homologados.
Assim que o prestador ou trabalhador é homologado, o sistema de controlo de acessos autoriza a entrada automática nas instalações.
A plataforma monitora automaticamente as datas de vencimento de documentos importantes (certificações, licenças, etc.).
Quando um documento está prestes a vencer, tanto o prestador de serviços quanto o gestor documental são notificados para iniciar o processo de renovação.
A plataforma permite gerar relatórios detalhados sobre o estado dos prestadores de serviços, documentos pendentes e documentos validados.
O cliente pode monitorizar o progresso da homologação e verificar que prestadores estão prontos para iniciar o trabalho.
Após a homologação, o cliente é convidado a preencher um questionário de avaliação para avaliar o serviço de análise documental, desde a eficiência até à qualidade da comunicação.
As respostas são analisadas para melhorar continuamente o serviço.
Empresas que subcontratam prestadores de serviços especializados: Para garantir que os prestadores cumprem os requisitos legais e normativos nas áreas de qualidade, ambiente e segurança.
Empresas que utilizam plataformas de gestão documental: Para a homologação eficiente de empresas subcontratadas, trabalhadores, máquinas e equipamentos.
Empresas que necessitam de assegurar o cumprimento dos requisitos legais e normativos: Nas áreas de qualidade, ambiente e segurança.
Empresas que desejam agilizar o processo de submissão de documentos pelos prestadores de serviços: Através da parametrização de plataformas de acordo com o perfil.
Empresas que procuram uma equipa especializada para gestão documental: Com gestores documentais dedicados ou partilhados, para garantir a validação e análise de documentos segundo critérios predefinidos.
Empresas que precisam de formação e suporte técnico para os prestadores de serviços: Para garantir que os prestadores compreendam o processo de homologação e saibam utilizar as plataformas de gestão documental.
Empresas que necessitam de um serviço contínuo de gestão documental: Para garantir uma homologação eficiente e sincronizações contínuas entre diferentes plataformas.
Profissionais independentes: Profissionais independentes que necessitem de plataformas de gestão documental para controlo da documentação em obra.
Para além dos serviços de homologação de empresas baseados em critérios documentais, oferecemos uma gama de serviços complementares que garantem a máxima eficiência e conformidade dos processos.
O serviço de homologação garante que a documentação técnica, dos trabalhadores e dos equipamentos dos prestadores de serviços cumpre os requisitos exigidos pelos nossos clientes antes do início dos trabalhos.
Todo o processo é gerido através de nossas plataformas de gestão documental, onde solicitamos, analisamos e aprovamos a documentação necessária.
Analisamos documentação técnica, da empresa, dos trabalhadores e de máquinas ou equipamentos.
Caso a documentação não cumpra os critérios exigidos, o prestador de serviços será notificado para corrigir ou submeter novos documentos.
Os prestadores de serviços recebem notificações automáticas sobre o estado da documentação, e se estão homologados, podem iniciar os trabalhos.
O serviço de gestão dedicada é uma oferta premium onde cada cliente tem ao seu dispor um analista documental exclusivo que acompanha todo o processo de homologação.
O analista documental dedicado é responsável pela parametrização da plataforma, formação aos prestadores de serviços, apoio técnico e análise detalhada da documentação.
O nosso serviço é prestado em três idiomas: português, inglês e espanhol.
O analista documental pode ser contactado diretamente por telefone, telemóvel, email, formulário de contacto ou WhatsApp. Para reuniões, utilizamos a plataforma Microsoft Teams.
Sim, o serviço adapta-se a qualquer setor de atividade que exija a homologação de prestadores de serviços.
O prazo depende da complexidade da documentação e da rapidez com que os prestadores de serviços enviam os documentos solicitados. Por norma 24h para documentação urgente e 48h para não urgente.
A documentação é validada de acordo com os critérios e requisitos específicos de cada cliente.
Sim, os documentos podem ser revistos e, se necessário, atualizados através da plataforma de gestão documental.
Em caso de ausência do analista documental dedicado, ele será substituído para garantir a continuidade do serviço.
A formação é realizada online, via TeamViewer, de acordo com o perfil e necessidades dos prestadores de serviços.
Todas as plataformas de gestão documental utilizadas cumprem os requisitos do RGPD, garantindo a segurança dos dados.
Caso a homologação seja rejeitada, o prestador de serviços deve rever e corrigir a documentação antes de submeter novamente.
Sim, os clientes têm acesso à plataforma de gestão documental, onde podem acompanhar todo o processo em tempo real.
Sim, as reuniões podem ser agendadas via Microsoft Teams, e podem ser diárias, semanais ou mensais, de acordo com as necessidades do cliente.
No serviço de gestão dedicada, um analista documental exclusivo acompanha o cliente, enquanto no serviço partilhado, o analista é responsável por vários clientes.
O analista dedicado oferece um acompanhamento personalizado e especializado, garantindo maior agilidade e precisão na homologação.
Todos os analistas documentais são formados em Higiene e Segurança no Trabalho, assegurando que a homologação cumpre os mais elevados padrões de segurança.
Sim, as plataformas de gestão documental que utilizamos podem ser sincronizadas com outras ferramentas de gestão.
Sim, os prestadores de serviços podem aceder à plataforma para verificar o estado da sua documentação.
Após a homologação, os prestadores de serviços podem iniciar os seus trabalhos, conforme aprovado pelo cliente.
Sim, os critérios de homologação podem ser personalizados de acordo com as exigências do cliente.
A notificação é feita automaticamente pela plataforma, assim que a decisão for tomada.
O custo varia de acordo com o nível de serviço (dedicado ou partilhado) e a complexidade do processo de homologação.
Sim, é possível adicionar ou atualizar documentos durante o processo de homologação.
Sim, dependendo da complexidade do projeto, podemos alocar mais de um analista documental dedicado.
Sim, a plataforma envia notificações automáticas sobre documentos expirados ou prestes a expirar.
Disponibilizamos questionários de avaliação na área do cliente, onde é possível avaliar o serviço prestado.
Sim, o nosso serviço está disponível internacionalmente, desde que o cliente utilize a nossa plataforma de gestão documental.
Sim, o serviço também pode ser utilizado para homologação de subcontratados.
Sim, podemos realizar auditorias periódicas de homologação, conforme solicitado pelo cliente.
A homologação verifica a conformidade da documentação exigida, enquanto a certificação refere-se a um processo formal de reconhecimento de competência.
Sim, o serviço é totalmente adaptável às especificidades de cada projeto e setor de atividade.
Sim, o analista documental pode fornecer suporte técnico para facilitar o processo de homologação.
Não, a submissão de documentos deve ser feita através da plataforma de gestão documental utilizada para o processo de homologação.
A segurança na internet é uma preocupação crescente, especialmente quando lidamos com plataformas de gestão documental, onde a transferência de informação sensível é uma constante.
Num cenário onde as ameaças cibernéticas estão em constante evolução e a proteção da integridade e confidencialidade dos dados tornou-se uma prioridade absoluta, o Internet
A análise documental é uma função crítica em muitas organizações, onde a precisão, a organização e a atenção aos detalhes são essenciais. Para se destacar
A nossa MISSÃO é fornecer soluções inovadoras, tecnologicamente avançadas e sustentáveis, que impulsionem a eficiência e a conformidade nos processos dos nossos clientes. Somos uma equipa de profissionais altamente especializados e orientados para a alta performance, comprometidos em oferecer um serviço personalizado, ajustado às necessidades específicas de cada cliente.
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