
Défice de atenção nos elementos da equipa de gestão documental
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A homologação de prestadores de serviços é uma parte essencial da gestão de conformidade e segurança em diversos setores. A nossa empresa oferece um serviço especializado que garante que toda a documentação técnica, das empresas, trabalhadores e máquinas ou equipamentos seja analisada de acordo com os requisitos dos nossos clientes. Este processo é realizado integralmente através de plataformas de gestão documental, que permitem solicitar, analisar e tomar decisões sobre a documentação. Para oferecer o melhor serviço possível, disponibilizamos dois níveis de gestão: gestores dedicados ou partilhados. O serviço de gestão dedicada é a nossa oferta premium, com analistas documentais altamente qualificados e formados em Higiene e Segurança no Trabalho, que garantem um acompanhamento personalizado e ininterrupto do processo. Estes analistas estão disponíveis em três idiomas e utilizam plataformas de comunicação como telefone, WhatsApp e Microsoft Teams para reuniões regulares. A avaliação da qualidade do serviço é contínua e pode ser realizada através de questionários de satisfação, disponíveis na área de cliente do nosso website. Nesta secção de FAQs, encontrará as respostas para as dúvidas mais comuns sobre o nosso processo de homologação e como ele pode beneficiar a sua empresa.
O serviço de homologação garante que a documentação técnica, dos trabalhadores e dos equipamentos dos prestadores de serviços cumpre os requisitos exigidos pelos nossos clientes antes do início dos trabalhos.
Todo o processo é gerido através de nossas plataformas de gestão documental, onde solicitamos, analisamos e aprovamos a documentação necessária.
Analisamos documentação técnica, da empresa, dos trabalhadores e de máquinas ou equipamentos.
Caso a documentação não cumpra os critérios exigidos, o prestador de serviços será notificado para corrigir ou submeter novos documentos.
Os prestadores de serviços recebem notificações automáticas sobre o estado da documentação, e se estão homologados, podem iniciar os trabalhos.
O serviço de gestão dedicada é uma oferta premium onde cada cliente tem ao seu dispor um analista documental exclusivo que acompanha todo o processo de homologação.
O analista documental dedicado é responsável pela parametrização da plataforma, formação aos prestadores de serviços, apoio técnico e análise detalhada da documentação.
O nosso serviço é prestado em três idiomas: português, inglês e espanhol.
O analista documental pode ser contactado diretamente por telefone, telemóvel, email, formulário de contacto ou WhatsApp. Para reuniões, utilizamos a plataforma Microsoft Teams.
Sim, o serviço adapta-se a qualquer setor de atividade que exija a homologação de prestadores de serviços.
O prazo depende da complexidade da documentação e da rapidez com que os prestadores de serviços enviam os documentos solicitados. Por norma 24h para documentação urgente e 48h para não urgente.
A documentação é validada de acordo com os critérios e requisitos específicos de cada cliente.
Sim, os documentos podem ser revistos e, se necessário, atualizados através da plataforma de gestão documental.
Em caso de ausência do analista documental dedicado, ele será substituído para garantir a continuidade do serviço.
A formação é realizada online, via TeamViewer, de acordo com o perfil e necessidades dos prestadores de serviços.
Todas as plataformas de gestão documental utilizadas cumprem os requisitos do RGPD, garantindo a segurança dos dados.
Caso a homologação seja rejeitada, o prestador de serviços deve rever e corrigir a documentação antes de submeter novamente.
Sim, os clientes têm acesso à plataforma de gestão documental, onde podem acompanhar todo o processo em tempo real.
Sim, as reuniões podem ser agendadas via Microsoft Teams, e podem ser diárias, semanais ou mensais, de acordo com as necessidades do cliente.
No serviço de gestão dedicada, um analista documental exclusivo acompanha o cliente, enquanto no serviço partilhado, o analista é responsável por vários clientes.
O analista dedicado oferece um acompanhamento personalizado e especializado, garantindo maior agilidade e precisão na homologação.
Todos os analistas documentais são formados em Higiene e Segurança no Trabalho, assegurando que a homologação cumpre os mais elevados padrões de segurança.
Sim, as plataformas de gestão documental que utilizamos podem ser sincronizadas com outras ferramentas de gestão.
Sim, os prestadores de serviços podem aceder à plataforma para verificar o estado da sua documentação.
Após a homologação, os prestadores de serviços podem iniciar os seus trabalhos, conforme aprovado pelo cliente.
Sim, os critérios de homologação podem ser personalizados de acordo com as exigências do cliente.
A notificação é feita automaticamente pela plataforma, assim que a decisão for tomada.
O custo varia de acordo com o nível de serviço (dedicado ou partilhado) e a complexidade do processo de homologação.
Sim, é possível adicionar ou atualizar documentos durante o processo de homologação.
Sim, dependendo da complexidade do projeto, podemos alocar mais de um analista documental dedicado.
Sim, a plataforma envia notificações automáticas sobre documentos expirados ou prestes a expirar.
Disponibilizamos questionários de avaliação na área do cliente, onde é possível avaliar o serviço prestado.
Sim, o nosso serviço está disponível internacionalmente, desde que o cliente utilize a nossa plataforma de gestão documental.
Sim, o serviço também pode ser utilizado para homologação de subcontratados.
Sim, podemos realizar auditorias periódicas de homologação, conforme solicitado pelo cliente.
A homologação verifica a conformidade da documentação exigida, enquanto a certificação refere-se a um processo formal de reconhecimento de competência.
Sim, o serviço é totalmente adaptável às especificidades de cada projeto e setor de atividade.
Sim, o analista documental pode fornecer suporte técnico para facilitar o processo de homologação.
Não, a submissão de documentos deve ser feita através da plataforma de gestão documental utilizada para o processo de homologação.
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Temos como principal objetivo a prestação de um serviço profissional de elevada qualidade. Aliámos elevados padrões de competência técnica e a disponibilização das melhores aplicações a nível internacional de forma a apresentar soluções eficientes e com elevado valor acrescentado.
A nossa metodologia de abordagem foi concebida para oferecer um serviço personalizado em função das necessidades dos nossos clientes. A todos os serviços associamos um coordenador que assume total responsabilidade pelo serviço prestado e pela gestão do relacionamento com o cliente final. Este coordenador tem como principal objetivo assegurar que estamos sempre alinhados com as necessidades dos clientes e que correspondemos às suas expectativas.
Investimos continuamente na formação do grupo de trabalho e modernização das infraestruturas informáticas associadas ao nosso serviço.
A total satisfação do cliente é o nosso desígnio permanente. Desafie-nos!
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