INTRODUÇÃO

A gestão documental é uma parte essencial de qualquer organização, independentemente do seu tamanho ou setor de atuação. Com o avanço da tecnologia e o aumento da quantidade de documentos gerados diariamente, as empresas têm procurado soluções eficientes para organizar, armazenar e gerir os seus documentos de forma segura e acessível. Nesse contexto, a implementação de uma plataforma de gestão documental tornou-se uma prática comum e necessária para garantir a eficiência e produtividade dos processos internos.

No entanto, antes de adotar uma plataforma de gestão documental, é fundamental definir previamente os requisitos documentais específicos da organização. Esse processo de planeamento é crucial para o sucesso da implementação, pois permite alinhar a plataforma às necessidades e objetivos da empresa, garantindo uma gestão documental eficiente e alinhada aos processos internos. Neste artigo, exploraremos a importância de se definirem previamente os requisitos documentais antes de implementar uma plataforma de gestão documental, destacando os benefícios desse planeamento estratégico para a organização.

1. Compreendendo os requisitos documentais da organização

O primeiro passo para definir os requisitos documentais é compreender as necessidades específicas da organização em relação à gestão de documentos. Isso inclui identificar os tipos de documentos gerados internamente e externamente, os processos que envolvem a criação, edição, aprovação e arquivo de documentos, bem como as necessidades de acesso e partilha de informações entre os colaboradores.

Ao compreender os requisitos documentais da organização, é possível identificar quais funcionalidades e recursos são necessários na plataforma de gestão documental. Por exemplo, uma empresa que lida com uma grande quantidade de contratos e acordos pode necessitar de uma ferramenta que permita a assinatura eletrônica de documentos, enquanto que uma organização que trabalha com equipas remotas pode precisar de recursos avançados de colaboração e partilha de documentos.

2. Estabelecer objetivos e metas para a gestão documental

Após compreender os requisitos documentais da organização, é importante estabelecer objetivos e metas claras para a gestão documental. Isso inclui definir o que se espera alcançar com a implementação da plataforma de gestão documental, como a redução do tempo gasto na busca por documentos, a melhoria da colaboração entre as equipas, a segurança das informações e o cumprimento de regulamentações e normas de proteção de dados.

Os objetivos e metas devem ser específicos, mensuráveis, atingíveis, relevantes e com prazo determinado (conhecidos como critérios SMART), para que possam ser monitorados e avaliados ao longo do processo de implementação.

3. Avaliando as opções de plataformas de gestão documental

Com os requisitos documentais e os objetivos definidos, é necessário avaliar as opções de plataformas de gestão documental disponíveis no mercado. Existem diversas soluções no mercado, cada uma com suas próprias características, funcionalidades e preços. A escolha da plataforma deve ser baseada nas necessidades da organização e na sua capacidade de atender aos requisitos documentais estabelecidos.

É importante realizar uma pesquisa detalhada e, se possível, testar diferentes plataformas para avaliar qual delas melhor se adequa aos objetivos e requisitos da empresa. Além disso, é importante considerar a escalabilidade da plataforma, ou seja, a sua capacidade de suportar o crescimento e as mudanças futuras na organização.

4. Definindo as políticas de gestão documental

Antes de implementar a plataforma de gestão documental, é fundamental definir as políticas de gestão documental da organização. Isso inclui estabelecer diretrizes claras para a criação, classificação, nomeação, armazenamento, partilha, retenção e eliminação de documentos.

As políticas de gestão documental devem ser comunicadas a todos os colaboradores e integradas aos processos de trabalho da empresa. Além disso, é importante garantir que a plataforma de gestão documental suporte e facilite a aplicação dessas políticas, por meio de recursos como a criação de pastas, categorias, “tags” e permissões de acesso.

5. Capacitação e formação dos colaboradores

A implementação de uma nova plataforma de gestão documental requer o envolvimento e a capacitação dos colaboradores que utilizarão a ferramenta no dia a dia. É fundamental fornecer formação e orientações sobre como utilizar a plataforma de forma eficiente e em conformidade com as políticas de gestão documental da organização.

Os colaboradores devem ser informados sobre as vantagens da nova plataforma, como a facilidade de acesso aos documentos, a agilidade na procura de informações, a segurança dos dados e a colaboração entre as equipes. Além disso, é importante destacar a importância da gestão adequada dos documentos, tanto para a eficiência dos processos internos quanto para o cumprimento de normas e regulamentações.

A capacitação dos colaboradores deve ser contínua, com a oferta de apoio técnico e acompanhamento após a implementação da plataforma. Isso garante que todos estejam aptos a utilizar a ferramenta de forma adequada e maximizar os benefícios da gestão documental.

6. Testes e avaliações

Antes de efetivar a implementação da plataforma de gestão documental em toda a organização, é recomendado realizar testes pilotos em grupos selecionados de colaboradores. Isso permite identificar possíveis problemas e ajustar a plataforma conforme as necessidades e “feedbacks” dos usuários.

Além disso, é importante estabelecer indicadores de desempenho para avaliar o sucesso da implementação da plataforma. Esses indicadores devem estar alinhados aos objetivos e metas estabelecidos no início do processo, como a redução do tempo de procura por documentos, o aumento da produtividade, a redução de erros e a melhoria da segurança da informação.

7. Monitoramento e melhoria contínua

Após a implementação da plataforma de gestão documental, é fundamental monitorar continuamente o seu desempenho e os resultados alcançados. O Responsável pela Proteção de Dados (RPD) tem um papel importante nessa monitorização, garantindo que a plataforma esteja a ser utilizada de forma adequada e em conformidade com as políticas de gestão documental.

Com base nos resultados obtidos, é possível identificar possíveis melhorias e ajustes na plataforma. Isso inclui aperfeiçoar os processos de trabalho, atualizar as políticas de gestão documental e realizar novas formações para os colaboradores, se necessário.

8. Benefícios da definição prévia dos requisitos documentais

Definir previamente os requisitos documentais antes de implementar uma plataforma de gestão documental traz diversos benefícios para a organização:

a) Maior eficiência e produtividade: ao alinhar a plataforma aos processos e necessidades da empresa, a gestão documental torna-se mais eficiente e produtiva, reduzindo o tempo gasto na procura por documentos e facilitando a partilha de informações entre as equipas.

b) Melhoria da segurança da informação: com a definição de políticas claras de gestão documental, a segurança da informação é reforçada, reduzindo o risco de roubo e violações de dados.

c) Conformidade com regulamentações e normas: ao garantir que a plataforma esteja em conformidade com as normas e regulamentações de proteção de dados, a empresa evita possíveis penalidades e riscos legais.

d) Melhoria da colaboração entre as equipas: com a gestão documental bem estruturada, a colaboração entre as equipas é facilitada, permitindo o acesso e partilha rápida de informações relevantes.

e) Maior controle e transparência: a plataforma de gestão documental permite maior controle e transparência sobre o fluxo de documentos e o acesso às informações, garantindo uma gestão mais assertiva.

f) Redução do uso de papel: a gestão documental digitalizada reduz a dependência de documentos impressos, contribuindo para a sustentabilidade e a redução de custos operacionais.

CONCLUSÃO

A implementação de uma plataforma de gestão documental é uma decisão estratégica que traz inúmeros benefícios para a organização. No entanto, para garantir o sucesso dessa implementação, é fundamental definir previamente os requisitos documentais específicos da empresa.

O processo de definição dos requisitos documentais permite compreender as necessidades da organização, estabelecer objetivos claros, avaliar as opções de plataformas disponíveis, estabelecer políticas de gestão documental e capacitar os colaboradores para a utilização eficiente da ferramenta.

Ao seguir esse planejamento estratégico, a empresa assegura uma gestão documental eficiente, alinhada aos processos internos e em conformidade com as regulamentações de proteção de dados.