Num contexto empresarial em que a rastreabilidade, a conformidade legal e a eficiência dos processos são fatores críticos, muitas empresas recorrem a plataformas de gestão documental para organizar e controlar a documentação dos seus prestadores de serviços. No entanto, um elemento essencial para o sucesso e a segurança desses sistemas é frequentemente subestimado: a política de gestão do histórico dos documentos.
Este artigo técnico aborda a importância de definir uma política clara e eficaz para o histórico documental em plataformas digitais, os riscos da ausência dessa política e as melhores práticas para garantir transparência, auditoria eficaz e proteção da informação.
1. O que é a gestão do histórico dos documentos?
A gestão do histórico consiste no registo e armazenamento de todas as alterações, substituições, versões e validações associadas a um determinado documento ao longo do tempo. Trata-se de uma funcionalidade fundamental nas plataformas de gestão documental que permite responder às seguintes perguntas:
Quem carregou o documento?
Quando foi carregado ou substituído?
Quem o validou ou rejeitou, e com que comentário?
Que versões existiram e por que foram atualizadas?
Quais documentos estavam válidos num determinado período?
Este registo cronológico e imutável constitui o histórico documental, uma ferramenta indispensável para auditorias, análises de conformidade e resolução de litígios.
2. Por que é importante ter uma política clara?
Sem uma política de gestão do histórico, a empresa arrisca:
Perda de rastreabilidade: sem acesso a versões anteriores ou justificações de rejeições, torna-se impossível reconstruir o percurso documental.
Risco jurídico: em caso de litígios, acidentes ou inspeções, a ausência de histórico impede a defesa adequada da empresa.
Falta de transparência: prestadores e departamentos internos ficam sem visibilidade sobre decisões anteriores.
Dependência excessiva da plataforma: se o fornecedor não garantir retenção do histórico, a empresa perde controlo sobre os seus próprios processos.
Insegurança na validação: a troca de documentos sem registo pode permitir práticas informais ou incorretas.
3. Elementos essenciais de uma boa política de histórico documental
Para que a gestão do histórico dos documentos seja eficaz, recomendamos que a política da empresa inclua os seguintes pontos:
Retenção integral de versões e eventos: Todas as versões de cada documento devem ser armazenadas, sem possibilidade de substituição silenciosa.
Registo de ações e responsáveis: Cada ação (upload, substituição, validação, rejeição, comentário) deve ser associada a um utilizador e a uma data/hora precisa.
Imutabilidade e integridade: O histórico não pode ser editável. Deve funcionar como um log inviolável de auditoria.
Acesso controlado: A política deve definir quem pode visualizar o histórico completo — geralmente administradores, validadores e auditores.
Prazo de retenção: Estabelecer por quanto tempo o histórico será mantido (ex: 5 ou 10 anos), tendo em conta exigências legais e contratuais.
Exportação e backup: A plataforma deve permitir exportar o histórico completo sempre que necessário, garantindo a soberania dos dados pela empresa.
4. Como a plataforma deve responder
Empresas que contratam plataformas de gestão documental para prestadores de serviços devem assegurar que estas incluem funcionalidades robustas de gestão do histórico. Eis alguns requisitos técnicos mínimos:
Timeline documental com carimbo de data/hora
Acesso fácil ao histórico a partir da ficha do prestador
Download de relatórios de histórico para auditorias
Sistema de notificações para alterações ou substituições
Identificação clara de responsáveis por cada ação
Registos invioláveis (sem opção de edição manual do histórico)
5. A vantagem competitiva de quem controla o histórico
Uma política bem implementada não é apenas uma medida de segurança – é também uma vantagem estratégica:
Reduz riscos legais e operacionais
Facilita a resposta a auditorias internas e externas
Aumenta a confiança dos clientes e dos prestadores
Melhora a comunicação entre departamentos
Permite análises retrospetivas para melhoria contínua
Empresas com processos historicamente auditáveis demonstram maturidade, organização e compromisso com a conformidade. Isto é particularmente valorizado em setores como construção, energia, indústria ou logística — onde os requisitos documentais são críticos e frequentemente auditados.
Conclusão
Ao implementar uma plataforma de gestão documental para prestadores de serviços, não basta garantir o carregamento e a validação dos documentos. É fundamental definir e aplicar uma política clara de gestão do histórico documental, que assegure a rastreabilidade, a transparência e a conformidade ao longo do tempo.
A ausência dessa política não é apenas uma falha técnica — é uma vulnerabilidade operacional. Por outro lado, quem a adota protege-se juridicamente, ganha controlo sobre os processos e reforça a sua reputação perante clientes e parceiros.
Na dúvida, escolha sempre plataformas que garantam acesso completo e inviolável ao histórico documental, com perfis de utilizador diferenciados e ferramentas de auditoria integradas.
