Num contexto empresarial cada vez mais regulamentado e exigente, especialmente nas áreas de construção, manutenção industrial, energia e facilities management, a gestão de documentos de prestadores de serviços tornou-se uma função crítica para garantir conformidade legal, segurança e eficiência operacional. Embora as plataformas digitais de gestão documental sejam ferramentas fundamentais nesse processo, ainda existem diversas dificuldades enfrentadas pelas empresas que dependem dessas soluções.
1. Multiplicidade de plataformas e ausência de padronização
Muitas empresas contratantes utilizam plataformas diferentes — como eGestiona, Ecoportal, Avetta, ISNetworld, GoContractor, entre outras — cada uma com regras, layouts, fluxos de validação e requisitos específicos. Isso obriga os prestadores de serviços a:
Manter equipas técnicas familiarizadas com diversas plataformas;
Replicar a mesma informação e documentação em vários sistemas;
Adaptar-se constantemente a alterações de requisitos em cada cliente.
A ausência de padronização torna o processo lento, suscetível a erros e bastante dispendioso.
2. Rejeições documentais por falhas mínimas
Uma das maiores frustrações relatadas por prestadores de serviços é a rejeição de documentos por motivos banais, como:
Pequenas diferenças no nome do ficheiro;
Datas de validade divergentes entre documento e registo;
PDFs corrompidos ou digitalizações com baixa resolução;
Formulários preenchidos à mão em vez de digitalmente.
Estas rejeições atrasam o processo de homologação, impedem o acesso ao local de trabalho e podem gerar penalizações contratuais.
3. Gestão de prazos e atualizações
A documentação de trabalhadores, máquinas e equipamentos tem validade e requer constante atualização. Muitos prestadores enfrentam dificuldades em:
Controlar os prazos de validade dos documentos (fichas médicas, seguros, formações);
Gerar alertas automáticos e em tempo útil;
Reunir e validar documentos atualizados com antecedência.
Sem sistemas de alerta eficazes, o risco de documentos expirados compromete a conformidade e pode causar a suspensão do serviço.
4. Carregamento manual e duplicação de trabalho
Apesar de serem plataformas digitais, muitas exigem carregamentos manuais de documentos um a um, associando-os a cada trabalhador, máquina ou contrato. Isso implica:
Elevado consumo de tempo;
Maior margem de erro humano;
Dificuldade em escalar operações com muitos prestadores.
A duplicação de trabalho ocorre quando o mesmo documento tem de ser carregado em múltiplos perfis ou plataformas diferentes, aumentando os custos administrativos.
5. Falta de suporte técnico qualificado
Os prestadores de serviços nem sempre têm equipas internas com know-how suficiente para navegar nas plataformas, interpretar os requisitos e resolver rejeições. A falta de suporte técnico externo qualificado pode resultar em:
Fraca taxa de homologação;
Atrasos nos arranques de obra ou prestação de serviços;
Dependência de tentativa e erro para entender as exigências.
6. Problemas de comunicação entre cliente, prestador e plataforma
Há frequentemente falhas de comunicação entre os vários intervenientes do processo:
O cliente define requisitos, mas a plataforma os implementa de forma pouco clara;
O prestador não compreende exatamente o motivo da rejeição;
A plataforma não fornece detalhes suficientes sobre o erro.
Estas lacunas dificultam a correção atempada de não conformidades e criam fricção entre os intervenientes.
7. Integração limitada com outros sistemas
As plataformas de gestão documental raramente comunicam entre si, o que inviabiliza a automatização e obriga ao trabalho isolado em silos digitais. A ausência de APIs abertas e de integração com ERPs, softwares de RH ou plataformas de controlo de acessos complica:
A sincronização de dados;
A eliminação de redundâncias;
A consistência da informação entre sistemas.
Conclusão
Apesar dos avanços tecnológicos, a gestão documental de prestadores de serviços continua a ser um desafio operacional complexo, especialmente quando envolve múltiplas plataformas com exigências distintas. Para mitigar estas dificuldades, é recomendável que as empresas:
Invistam em serviços de apoio técnico especializado;
Automatizem os processos possíveis com integrações e sincronizações;
Formem regularmente os prestadores de serviços sobre o correto uso das plataformas;
Optem por parceiros com experiência em diversas plataformas do mercado.
A eficiência na gestão documental é mais do que um requisito legal — é um fator estratégico para garantir produtividade, conformidade e confiança na cadeia de fornecimento.
