Num mercado cada vez mais regulado e competitivo, as empresas enfrentam o desafio constante de manter os seus processos documentais em conformidade com a legislação, ao mesmo tempo que procuram eficiência, autonomia e controlo. As plataformas digitais de gestão documental surgem como ferramentas poderosas para responder a estas exigências. No entanto, existe uma característica frequentemente negligenciada na escolha destas soluções: a liberdade de decidir quem valida a documentação.
Ao longo deste artigo técnico, exploramos a importância desta liberdade e como ela representa uma vantagem estratégica para empresas que lidam com subcontratados e processos exigentes de segurança, saúde no trabalho e conformidade fiscal. Discutimos ainda os riscos de optar por plataformas que obrigam à externalização da validação documental, e como a AISP-GEDOC responde a este desafio.
1. O que significa validar documentação?
Validar documentação significa analisar e confirmar que os documentos entregues por colaboradores ou empresas subcontratadas cumprem os critérios legais e contratuais exigidos. Este processo aplica-se, por exemplo, a documentos fiscais, certificados de formação, apólices de seguros, exames médicos, entre outros.
Em muitas empresas, essa validação é realizada por técnicos internos, normalmente ligados ao departamento de segurança, recursos humanos ou jurídico. No entanto, com o aumento da digitalização, esse processo passou a ser gerido por plataformas digitais de gestão documental, que automatizam a recepção, notificação e verificação dos documentos.
2. A questão da liberdade: quem deve validar?
Algumas plataformas digitais obrigam os clientes a contratar também os serviços de validação documental, prestados pelas próprias equipas da empresa fornecedora da plataforma. Isso significa que:
O cliente não pode escolher quem valida;
Os documentos são analisados por terceiros, que nem sempre conhecem os critérios específicos da empresa;
A comunicação entre validador e fornecedor de serviço pode ser lenta e impessoal;
O controlo do processo fica fora da empresa.
Este modelo limita significativamente a capacidade da empresa de adaptar a análise documental às suas necessidades e especificidades operacionais.
3. As vantagens da validação feita por técnicos experientes indicados pelo cliente
Permitir que o cliente decida quem valida a documentação (internamente ou com apoio de empresas especializadas) representa um modelo mais flexível e alinhado com os objetivos estratégicos da organização. Mais importante ainda: assegura que a validação é feita por profissionais altamente qualificados, com experiência prática e conhecimento profundo das exigências documentais do setor.
As principais vantagens incluem:
Controlo total do processo: a empresa conhece melhor do que ninguém os critérios que devem ser aplicados na validação.
Validação por técnicos especializados de alta performance: profissionais com experiência prática em auditorias, gestão de subcontratados e requisitos legais garantem análises precisas e eficazes.
Adequação à realidade local: as práticas e legislações variam entre setores e países, pelo que uma abordagem genérica pode ser ineficaz.
Rapidez na resolução de pendências: a validação feita por técnicos internos ou parceiros especializados permite uma comunicação mais ágil e resolutiva.
Confiança e segurança: manter o processo sob controlo reduz riscos relacionados com proteção de dados e erros de interpretação.
Possibilidade de externalizar com parceiros de confiança: caso a empresa opte por externalizar, pode fazê-lo com entidades ou consultores que já conhece e que garantem um nível de serviço elevado.
4. Os riscos de plataformas com validação obrigatória
Plataformas que obrigam à contratação do serviço de validação documental criam dependência tecnológica e operacional. Esta abordagem, apesar de parecer prática à primeira vista, implica:
Custos recorrentes e muitas vezes ocultos;
Menor personalização do processo;
Limitações na adaptação a mudanças internas ou externas;
Potencial conflito de interesses entre cliente e fornecedor da plataforma;
Redução da autonomia e aumento da vulnerabilidade contratual;
Validação feita por equipas generalistas sem conhecimento do setor ou da realidade do cliente.
Além disso, em setores como construção civil, energia e indústria, onde os requisitos documentais são frequentemente personalizados por cliente, obra ou contrato, uma validação externa padronizada pode levar a erros e não conformidades.
5. A abordagem da AISP-GEDOC
Na AISP-GEDOC acreditamos que a tecnologia deve estar ao serviço da estratégia do cliente, e não o contrário. Por isso, trabalhamos exclusivamente com plataformas que garantem:
Liberdade na validação: o cliente pode escolher validar internamente ou indicar parceiros externos da sua confiança, com técnicos de alta performance e experiência comprovada;
Configuração personalizada de regras e critérios de aceitação documental;
Perfis de utilizador diferenciados: com permissões adaptadas ao papel de cada interveniente (administrador, prestador, auditor, etc.);
Formação contínua aos utilizadores, através da GEDOC Academy, para garantir o uso eficaz e autónomo da plataforma.
6. Casos reais de sucesso
Empresas em Portugal, Espanha e Brasil que optaram por plataformas com liberdade de validação conseguiram:
Reduzir o tempo médio de aceitação documental em mais de 40%;
Diminuir não conformidades detetadas em auditorias externas;
Melhorar a comunicação entre equipas técnicas e prestadores;
Reforçar a sua posição contratual junto de grandes clientes internacionais;
Assegurar que a validação é feita por profissionais com profundo conhecimento dos critérios exigidos.
Conclusão
A liberdade de validação é uma vantagem competitiva que muitas empresas ainda ignoram na escolha de uma plataforma de gestão documental. Optar por uma solução que impõe a validação externa pode comprometer a eficiência, a conformidade e a confiança no processo.
Empresas que assumem o controlo dos seus processos documentais, com validação feita por técnicos experientes e alinhados com os seus critérios, ganham em autonomia, adaptabilidade e capacidade de resposta.
Na AISP-GEDOC, ajudamos os nossos clientes a escolher e implementar plataformas flexíveis, que respeitam a sua estrutura, a sua estratégia e a sua autonomia. Porque a verdadeira transformação digital só acontece quando a tecnologia se adapta às pessoas – e não o contrário.
