Num mundo empresarial cada vez mais digitalizado, a gestão documental desempenha um papel fundamental na organização, conformidade e eficiência das empresas. Plataformas digitais como a eGestiona têm vindo a transformar a forma como as empresas gerem documentação de segurança no trabalho, fiscal, ambiental, entre outras. No entanto, o sucesso na implementação e utilização destas ferramentas não depende apenas da tecnologia, mas sobretudo da capacitação dos seus utilizadores. É neste contexto que a formação contínua assume um papel estratégico.
Neste artigo, vamos abordar de forma técnica a importância da formação dos utilizadores de plataformas digitais de gestão documental, e como a GEDOC Academy se posiciona como uma solução eficaz para garantir o uso optimizado da plataforma eGestiona em empresas portuguesas e brasileiras.
1. O desafio da transformação digital
A transformação digital implica a substituição de processos manuais por soluções tecnológicas que permitem maior controlo, segurança e rastreabilidade. No entanto, a adoção de novas tecnologias exige mudanças de comportamento, rotinas e competências dos colaboradores.
Muitas empresas investem na aquisição de plataformas digitais sem garantir a preparação adequada das equipas que vão utilizá-las. O resultado é uma subutilização dos recursos disponíveis, erros operacionais, incumprimento de prazos e frustração dos utilizadores.
A formação surge, assim, como um elemento central para assegurar o retorno sobre o investimento feito em tecnologia.
2. As principais dificuldades enfrentadas pelos utilizadores
A falta de formação adequada pode originar diversas dificuldades no uso de plataformas como a eGestiona:
Navegação limitada: desconhecimento da estrutura da plataforma e das suas funcionalidades principais;
Processos mal executados: submissão incorrecta de documentos, perda de prazos ou má configuração de alertas;
Não conformidade: falhas na actualização documental, com implicações legais e operacionais;
Baixo nível de automação: funcionalidades que poderiam ser automatizadas são realizadas manualmente, aumentando o risco de erro;
Resistência à mudança: a insegurança dos utilizadores face à plataforma aumenta a resistência à sua utilização.
3. O papel estratégico da formação
A formação dos utilizadores permite:
Melhor compreensão da lógica da plataforma;
Redução de erros operacionais;
Aumento da eficiência e produtividade;
Melhoria na qualidade e conformidade da documentação;
Utilização plena das funcionalidades da plataforma;
Aumento da confiança e da autonomia dos utilizadores.
É fundamental que a formação seja adaptada ao nível técnico dos utilizadores (básico ou avançado), ao setor de actividade da empresa e à realidade das operações no terreno.
4. A GEDOC Academy como solução
A GEDOC Academy foi criada com o objetivo de assegurar que os utilizadores da plataforma eGestiona – tanto administradores como prestadores de serviços – saibam utilizar correctamente todas as suas funcionalidades e tirem o máximo proveito da ferramenta.
As principais características da GEDOC Academy incluem:
Sessões síncronas online, totalmente personalizadas;
Formação ministrada pelos próprios administradores da plataforma;
Utilização da plataforma real dos clientes para um ambiente de aprendizagem prático e contextualizado;
Apoio contínuo, mesmo após a formação;
Disponibilidade em português, espanhol e inglês;
Formação para utilizadores master e utilizadores básicos;
Sessões realizadas todos os dias úteis (excepto feriados nacionais e municipal de Ílhavo).
5. Casos de uso e impacto
Empresas que investiram na formação dos seus utilizadores relataram:
Diminuição de não conformidades em auditorias internas e externas;
Redução do tempo de resposta e processamento documental;
Maior fluidez na comunicação entre prestadores de serviços e clientes;
Aumento da fiabilidade nos processos de controlo de acessos baseados em documentação;
Menor dependência de apoio técnico graças ao aumento da autonomia dos utilizadores.
6. Formação como ferramenta de conformidade legal
Em sectores como a construção, energia, manutenção industrial ou logística, a conformidade legal em matéria de segurança e saúde no trabalho exige o cumprimento rigoroso de requisitos documentais. Uma má utilização da plataforma pode levar ao incumprimento da legislação portuguesa e europeia, o que implica sanções legais e perda de contratos.
A formação assegura que todos os utilizadores conhecem as suas responsabilidades e sabem como documentá-las corretamente na plataforma.
Conclusão
A formação dos utilizadores não é um custo adicional, mas sim um investimento estratégico que garante o sucesso da digitalização da gestão documental. A adoção de plataformas como a eGestiona deve ser acompanhada de um plano de formação contínua, alinhado com os objetivos da empresa e as necessidades reais dos seus colaboradores.
A GEDOC Academy coloca-se como um parceiro de excelência neste processo, assegurando que a tecnologia é verdadeiramente uma aliada do negócio, da conformidade legal e da eficiência operacional.
